Depuis FileMaker, envoyer des emails groupés…

Une fiche Astuce sur le sujet qui vous préoccupe ?

Ce matin, j’ai eu le plaisir de converser avec Michel, l’un de nos fidèles abonnés, suite à un petit problème technique vite réglé…

Comme cela arrive souvent, c’est « sur le pas de la porte », si je puis m’exprimer ainsi ;-), qu’il m’exprime son besoin du moment : la dernière fiche Astuce parue (137) l’intéresse tout particulièrement mais en outre, il aurait besoin de savoir comment faire un envoi en nombre d’emails à une sélection d’enregistrements… Il a regardé, il lui semble qu’il n’y a pas de fiche Astuce qui réponde à cette question…

En réalité, c’est en partie vrai et en partie faux…

C’est vrai qu’il n’y a pas de fiche Astuce qui explique très précisément comment réaliser une sélection et un envoi groupé d’emails. Mais il y a plusieurs tutoriels pour cela !

Dans son cas, la réponse est simple :

1. 1. Pour automatiser au maximum les manipulations et les sécuriser, il faut bien entendu créer un script.
   2. Si les critères de sélection des enregistrements à partir desquels on souhaite envoyer des emails ne sont pas arbitraires, on effectue d’abord une recherche. Les deux cahiers pratiques Réussir ses recherches dans FileMaker et Automatiser ses recherches dans FileMaker répondent à toutes vos questions dans ce domaine et sont une vraie mine d’informations !

1. L’une des difficultés de l’emailing n’est pas lié à l’outil FileMaker mais au risque de se faire prendre pour un spammeur ! Pour éviter ce risque, il est conseillé d’envoyer les messages un à un (un seul destinataire à la fois) et par petits groupes. Pour répondre à ce besoin, deux fiches Astuces : la fiche Astuce 26 qui traite justement de l’emailing (1), et, si vous n’êtes pas à l’aise avec les boucles, – car dans ce cas, il faut en créer une…, la fiche Astuce n°59, que vous pouvez compléter avec la fiche Astuces 60.
2. Cerise sur le gâteau : vous souhaitez envoyer vos messages par groupe de 10 tous les 1/4 h ? Pourquoi alors ne pas mettre votre script sur temporisation ? Dans ce cas, c’est la fiche Astuce n°126 qui vient à votre secours 😉

Pas de réponse ?

La question de Michel trouve donc bien réponse dans nos tutoriels… Mais cela semble a priori… un peu fouillis : vous vous attendiez peut-être à trouver la réponse à votre problématique « clé en main », avec un mode d’emploi qu’il suffirait de suivre pas à pas !

C’est rarement le cas, et il y a à cela trois raisons…

La première est que si vous croisez la puissance de FileMaker et la variété des utilisations de FileMaker, et donc des problématiques, cela donne un nombre infini de situations… auxquelles nous ne pouvons évidemment pas répondre ! Nous le faisons néanmoins pour celles qui nous paraissent pouvoir répondre à un besoin pour plusieurs, et qui sont transposables dans votre contexte de travail… C’est le cas de la problématique de Claude, que nous avons utilisée et transformée dans les fiches Astuces 137 et 138 : il s’agit de créer puis de gérer plusieurs versions du même document. Nous avons imaginé des personnes, auxquelles sont associés des documents, déclinés en plusieurs versions. Dans votre contexte à vous, ce pourrait être des dossiers clients, avec plusieurs devis, déclinés (ou non) en plusieurs devis !

La deuxième est que pour répondre à la question de Michel, il aurait sans doute fallu créer une fiche Astuce, avec un bout des fiches Astuces sur la création de script (pour les débutants), un autre des cahier sur la recherche, un autre des fiches Astuces 59 et 60, de la fiche Astuce 26 et de la 126 ! On aurait alors abouti non à une simple fiche Astuce, mais à un cahier ! Ce qui ne représente pas du tout le même coût pour tout le monde (2) !

La troisième – et la plus importante à mes yeux – est que certains abonnés nous suivent depuis 2013 et se sont formés au fil de nos tutoriaux. D’après le témoignage de certains, grâce à cette formation continue à moindre coût, ils ont réussi à élaborer des solutions parfois très avancées, et si les fiches Astuces ne répondaient pas à toutes leurs questions, ils ont été en mesure de se rendre sur les forums spécialisés, de poser leurs questions et de comprendre les réponses qu’on a pu leur apporter. Il me paraît difficile dans ces conditions, à chaque fois que l’on crée une boucle dans un script présenté dans une fiche, de tout ré-expliquer dans le détail comme cela a été fait dans la fiche Astuce 59 : cela ne produirait que lassitude et longueurs dans lesquelles le sujet réel de la fiche Astuce courante serait perdu !

Alors, comment faire ?

Même si vous comprenez la raison pour laquelle vous ne trouvez pas la fiche Astuce répondant mot à mot à votre besoin, vous voilà bien embarrassé…

Car votre question demeure : comment trouver le ou les tutoriels qui vous seront utiles pour réaliser votre projet ?

Il y a plusieurs réponses à cette question. La première se trouve dans la librairie francophone FileMaker elle-même.

1. Dans cette librairie, comme dans beaucoup d’outils du web, se trouve un moteur de recherche. Il est indexé sur les mots clés (que nous prenons la peine d’insérer systématiquement pour tout tutoriel, dans sa description), sur sa description et sur les titres des tutoriels. Si vous saisissez par exemple « PDF », vous trouvez le résultat suivant :

En haut à droite, en-dessous du champ où vous avez saisi votre mot clé, apparaît une première liste de tutoriels, classés par ordre de pertinence (en principe sur le titre). En sélectionnant l’un des items de la liste, vous activez le tutoriel en question. Et si vous relâchez la souris sans en avoir sélectionné, seule la liste au milieu de la fenêtre est active : vous pouvez de même cliquer sur l’un ou sur l’autre depuis cette liste et y revenir grâce aux flèches de circulation de votre navigateur…

2. Depuis un certain nombre de fiches Astuces, les abonnés aux fiches Astuces possèdent un fichier, Publications.fmp12, dans lequel ils importent au fur et à mesure les informations concernant chaque fiche Astuce, et notamment ses mots clés. Ils peuvent donc effectuer des recherches dès qu’un problème se pose, et retrouver le ou les tutoriels qui les intéressent.

3. Une bibliographie détaillée est donnée sur la librairie pour chaque tutoriel. Celle-ci vous permet de savoir dans quel tutoriel vous pouvez découvrir ou approfondir tel ou tel point évoqué dans le tutoriel que vous êtes en train de travailler. Ces indications bibliographiques sont le plus souvent données en note de bas de page dans les tutoriaux eux-mêmes.

4. La dernière solution est celle qu’a adoptée Michel : m’en parler ! Et cela m’arrive souvent d’orienter l’un ou l’autre vers tel ou tel tutoriel tout en lui donnant des éléments de réponse lorsque cela m’est possible !

À toute fin utile, les formulaires de contact de la librairie ou de ce blog sont là pour ça 😉

Marie-Charlotte Potton

(1) : Nos premières fiches Astuces datent de 2010… Nous en étions alors à la version 10 de FileMaker. Certaines ont été réactualisées, d’autres non. Même si les copies d’écran ne sont pas à jour, toutes gardent leur actualité et peuvent vous être utiles. C’est le cas par exemple de la fiche Astuce 26 où la seule différence fonctionnelle avec ce que nous présentions alors depuis la version 11 de FileMaker est que l’on peut, depuis FileMaker 17, envoyer plusieurs pièces jointes !

(2) : Pour vous donner une petite idée, la création d’une fiche Astuce, depuis sa conception jusqu’à sa mise en ligne dans les sites astucieux-filemaker.com et la librairie francophone FileMaker, c’est au minimum une semaine de travail à temps plein. Un cahier pratique, c’est encore bien plus, de l’ordre d’un trimestre complet…

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