QR 84 – Harmoniser personnes et tâches dans FileMaker… (2)

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Dans notre précédent article, nous étions en train de rechercher une solution pour répondre à la question de Daniel, que je vous rappelle ci-dessous :

Bonjour,

Je voudrais compter le nombre de fois que le même prénom apparaît : 

Il s’agit d’une liste de 5 prénoms ; je voudrais compter le nombre de fois qu’une tâche a été attribuée à une personne (afin de bien équilibrer)

Merci pour votre aide.

Après avoir posé le socle commun à toute solution pour répondre à la problématique de Daniel, nous avons exposé une solution à l’aide d’une table externe. Elle fonctionne très bien mais du fait de sa présentation en formulaire et non en liste, elle est au final peu confortable pour l’utilisateur final qui souhaite avoir une vue d’ensemble des tâches à répartir entre plusieurs personnes.

La deuxième solution que je vous propose ci-dessous semble plus adaptée…

Solution 2 : Créer un récapitulatif

Alors là, je vois certains parmi vous pâlir;-)

Le mot seul « récapitulatif » fait peur, car on s’imagine tout de suite quelque chose de très compliqué.

Certes, au point de départ, cela l’est un peu plus que de créer une table externe sur un modèle. Mais on est aidé par l’assistant de FileMaker tout au long de la création du récapitulatif, et ensuite, on y gagne tellement en simplicité tant pour le développeur que pour l’utilisateur qu’il n’y a franchement rien à regretter des quelques minutes passées à le créer… D’autant plus que celui que nous avons à réaliser reste à la portée de tous…

Mais, qu’est-ce au juste un récapitulatif ?

Un récapitulatif est un rapport, c’est-à-dire une liste qui regroupe des enregistrements en fonction d’une ou plusieurs données qu’ils ont en commun. Dans l’exemple de Daniel, ce qu’ont les tâches Imprimer le document, Poster le document, etc., c’est qu’elles ont été confiées à Pierre. On pourrait donc présenter les données lignes par ligne, en répétant à chaque ligne : « tâche affectée à Pierre ». Mais on peut aussi éviter cette répétition, en mettant « Pierre » en en-tête de tous ces enregistrements (1).

Dès lors, nous ne sommes plus dans une vue Formulaire, avec un unique enregistrement visible, celui de la personne, mais dans une vue Liste, qui présente toutes les tâches, en les regroupant personne par personne… Et pour chaque personne, on peut ajouter notre fameuse rubrique statistique Decompte_taches_s, qui indique le nombre de tâches affectées à Pierre, Paul et Jean. Notre modèle ressemble donc à ceci :

RecapTa

En l’état, nous avons réalisé exactement ce que nous avions fait dans la première solution. Mais nous avons l’avantage de voir toues les personnes à la fois et donc de constater de manière immédiate que l’un est trop chargé, l’autre pas assez…

Le souci maintenant est qu’en l’état, nous pouvons certes voir ce qui se passe, mais nous ne pouvons rien faire ! Comment en effet faire en sorte que Suivre les tâches passe à Paul ?

Simple, il suffit pour cela de créer un menu local (2) permettant de choisir le nouveau destinataire de la tâche…

MenuLocalPers

Et si je veux faire en sorte que ce menu local ne s’affiche que lorsque j’en ai besoin ?

Il suffit pour cela de créer un bouton Popover… et aussi, d’en profiter, pendant qu’on y est, pour créer, dans une barre de boutons, deux autres segments, l’un pour créer une nouvelle tâche, l’autre pour en supprimer (3) 😉

Conclusion

Vous voyez qu’autour d’une question apparemment simple, nous avons créé une petite solution permettant de gérer des tâches entre des personnes et progressivement, nous avons mis de côté l’aspect purement technique de FileMaker, du moins tel qu’il nous venait à l’esprit spontanément, pour nous intéresser à l’utilisateur.

Certes, nous avons su dépasser tous les obstacles rencontrés par des compétences techniques. Mais ce qui nous a permis d’avancer, tant dans la connaissance de FileMaker que dans la qualité de notre projet, c’est bien les questions que nous pose l’utilisation de la base… Si nous avions simplement répondu à la question centrale de Daniel, compter le nombre de tâches par personne, nous n’aurions fait qu’une petite partie du parcours 😉

Et, si je puis me permettre la comparaison, tout notre propos, à Magalie et à moi-même (4), est de vous embarquer sur ce chemin, à l’aide de nos fiches Astuces, tutoriels divers et variés ou encore, nos formations en lignes ou nos accompagnements personnalisés : passer de la technique à l’utilisateur, en incluant chaque fois que nécessaire ce qu’il faut de technique (comme en témoignent les références aux fiches Astuces qui ont jalonné cet article) et d’explications concernant l’approche méthodologique proposée (utiliser un récapitulatif plutôt qu’une table externe dans telle circonstance et pourquoi…)…

Et pour moi, ce serait un grand motif de fierté de parvenir à vous transmettre un tel savoir-faire filemakeurien 😉

Marie-Charlotte Potton

 

Article précédent

(1) Sur les récapitulatifs, voir la fiche Astuce n°16.   Sur les regroupements de données (en vue Tableau), voir la fiche Astuce n°50.

(2) Sur les menus locaux tels qu’utilisés ici, voir la fiche Astuce n°101. Nous touchons également ici au sujet très vaste et très riche des listes de valeurs…

(3) Sur les boutons et barres de segment, voir la fiche Astuce n°114.

(4) Magalie Jeune est gérante de la société Editomac depuis juin 2015. Elle est développeuse et formatrice FileMaker depuis 2008 et vous accompagne dans des séances personnalisées de formation FileMaker.

Moi-même, je suis responsable et rédactrice des publications d’Editomac sur FileMaker et du blog astucieux-filemaker.com depuis leur création en 2007 et 2013…

 

Retrouvez tous les tutoriels cités dans cet article et bien d’autres sur notre librairie en ligne FileMaker. Rédigés exclusivement en français et illustrés d’abondantes copies d’écran, ils vous prennent en main pas à pas pour réaliser tel ou tel aspect de tout ce qui peut vous aider à réussir votre projet FileMaker…

La librairie francophone FileMaker en fête !

 

 

 

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