Fiche Astuce n°136 – Répartir des données dans plusieurs rubriques FileMaker…

FileMaker, le « Monsieur Propre » des données !

Je ne sais pas si c’est parce que le printemps est en avance chez nous en France mais nous voici à l’heure de faire le grand ménage dans nos données 😉

Ou plus exactement, dans celles que nous recevons d’un tiers…

Car, il arrive que ces données, par ailleurs très intéressantes, soient organisées selon une logique… un peu fantaisiste… enfin, qui n’a rien à voir avec ce que FileMaker ou tout bon logiciel de gestion de données sait faire !

Nous l’avions dit tantôt, « Tout le monde y peuvent pas être pro FileMaker ! » 😉

Qu’à cela ne tienne !

Savez-vous qu’avec FileMaker, vous avez entre les mains un remarquable outil pour créer des bases de données ?
Oui, cela, vous le savez !
Mais savez-vous également que FileMaker est aussi un remarquable outil pour REORGANISER vos données ?

Cela, pour faire concurrence au parapluie de Mary Poppins et au claquement de doigts de Joséphine Ange Gardien 😇

Sauf que dans la réalité, les choses sont un peu moins simples : il faut fabriquer le parapluie de Mary Poppins, à l’aide de liens, de scripts et de formules de calcul 😉

Alors, plutôt que de grands discours, des actes… À partir d’un exemple, celui du fichier Excel reçu par Stéphane. Il s’agit d’une liste de participants à un salon professionnel, saisis auparavant dans Word…

Dans la fiche Astuce 135, nous avons déjà franchi une première étape dans le travail de réorganisation des données. Du fait de la manière dont elles nous étaient parvenues, chaque contact « s’étalait » sur trois enregistrements, dans une unique rubrique f1. À l’issue de la fiche, nous avons réussi à répartir les données des enregistrements B et C de chaque contact dans des rubriques f2 et f3.

C’est une première étape. Mais le travail n’est pas terminé : il reste à faire en sorte que le nom de la ville, contenu dans la rubrique f2 vienne renseigner la rubrique Ville, que le code postal fasse de même dans la rubrique Code_postal, que la fonction qu’occupe la personne, actuellement mélangée à la raison sociale de la société dans laquelle elle travaille, s’en désolidarise et complète la rubrique Fonction, et ainsi de suite…

C’est donc à un véritable travail de fourmi que je vous convie aujourd’hui avec la fiche Astuce 136.

Un travail de fourmi, qui vous permettra d’utiliser nombre de fonctions de calcul et même d’en imbriquer plusieurs… avec sans doute certaines qui ne vous sont pas ou peu familières…

Allez, pour vous faire une idée de ce que vous allez trouver dans cette fiche Astuce, voici la liste des mots clés qui lui sont rattachés :

  • Parsing
  • Calcul
  • Script
  • Remplacer
  • Fonction de calcul Longueur (Texte)
  • Fonction de calcul Position
  • Fonction de calcul MotsDebut
  • Fonction de calcul MotsFin
  • Fonction de calcul SupprimeEspace
  • Fonction de calcul Substituer
  • Fonction de calcul Debut
  • Fonction de calcul Fin
  • Fonction de calcul Occurrences
  • Rubrique calcul transformée en rubrique texte

Pas mal non ?

Et je ne résiste pas à une autre tentation… Celle de faire comme certaines grandes marques : vous montrer « Avant » la réorganisation des données et « Après » 😉

Je ne peux pas tout vous montrer sur la copie d’écran, à cause du nombre important de rubriques mais je vous garantis qu’au final, il reste peu de nettoyage à faire à la main 😉
Fiche Astuce FileMaker n°136

La fiche Astuce 136 est accompagnée d’un fichier FileMaker, As136_Parsing2.fmp12. Vous trouverez dans ce fichier toutes les données qui vous permettront de tester les scripts expliqués dans la fiche…

C’est donc à nouveau une fiche Astuce très pratique qui vous attend ce mois-ci 😉

Bonne lecture à tous et bon travail !

Marie-Charlotte Potton

 

La fiche Astuce n°136

  • est, comme tous les mois, mise à disposition des abonnés par téléchargement depuis la page Livraisons, Elle fait partie de la livraison de février 2019. Elle comprend en outre un fichier FileMaker, As136_Parsing2 (format .fm12).
  • est en vente sur notre librairie en ligne dès aujourd’hui.

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Du 22 février au 4 mars 2019 les fiches Astuces n°135 et 136,
ainsi que le cahier pratique Calculer dans FileMaker, le Parsing
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