Donner vie à vos données FileMaker !

« Savez-vous de quand date vos données ? »

Il s’agit de l’une des questions qui vous sont soumises dans le petit sondage que nous vous proposons actuellement.

Le sens de la question, vous le comprenez aisément.

Il s’agit pour vous d’évaluer approximativement si vos données sont ou non anciennes.

Si elles sont anciennes, une question subsidiaire survient : sont-elles à jour ?

L’âge n’est pas nécessairement synonyme d’obsolescence, néanmoins, vous en êtes conscient, les données de nos bases, tout comme nous ;-), « naissent », vivent et meurent un jour…

Ainsi, tel contact qui a quitté l’entreprise chez vous cliente. Ou tel produit que vous possédiez à votre catalogue et qui désormais est remplacé par un autre…

Il y a bien entendu lieu de s’interroger sur la « mort » des données. Par exemple, le salarié de l’entreprise cliente chez vous est-il pour autant « mort » ? Je parle en termes de gestion de données, bien entendu, j’espère bien que sa vie n’est pas liée à son activité dans telle ou telle entreprise 😉 Eh bien, ce salarié, il peut très bien, dans la nouvelle entreprise où il est embauché, vous « emporter » avec lui, c’est-à-dire conseiller à son nouvel employeur de travailler avec vous 😉

Dans ce cas, il n’est évidemment pas « mort », il faut simplement le déménager d’entreprise, tout en conservant les historiques des contacts que vous avez eu avec lui dans la première entreprise…

FileMaker permet de mettre ainsi en attente ou en pause des données.

Vous ne les supprimez pas, et en même temps, vous n’êtes pas encombré par celles-ci lorsque vous affichez une liste de données actualisée. Ou encore, vous êtes informé de la situation lorsque vous vous rendez sur l’enregistrement concerné…

La gestion de l’actualité des données est à prévoir en amont, au moment du développement. Par exemple, on peut avoir dans la table Personne un bouton radio permettant de cocher si cette personne est « active » ou « inactive ». Par défaut, pour tout nouvel enregistrement, le bouton est coché « actif ». Et c’est vous qui, à un moment donné, le permutez sur « inactif ». À partir de là, vous pouvez très bien afficher tous les « inactifs » dans une table externe et les dénombrer.

En fait, nous abordons ici la question du nettoyage des données.

Et par rapport à cette question, il existe deux manières de faire :

– prendre tous les enregistrements, vérifier si les données contenues sont d’actualité et si ce n’est pas le cas, les mettre à jour. Ce qui suppose par conséquent d’avoir quelque part les bonnes informations ;

– mettre à jour les données au fil de l’eau. C’est généralement ce que l’on fait lorsqu’on a un fichier de contacts très important. On ne peut de toute évidence vérifier chaque enregistrement, rechercher (sur internet par exemple) si les informations sont à jour et corriger au besoin les données. C’est au hasard d’une conversation téléphonique ou d’un courriel reçu qu’on le fait ! La conséquence la plus immédiate est que bien entendu, on n’a jamais de base totalement à jour. Mais est-ce vraiment important ? La mise à jour correspond alors au besoin du moment : changer l’adresse d’une entreprise pour pouvoir lui envoyer un devis,…

À ces deux manières de faire, j’ai envie d’en ajouter une troisième…

– laisser au contact la possibilité de modifier lui-même les informations qui le concernent. C’est ce que vous faites spontanément lorsque vous modifiez votre profil depuis un blog comme le nôtre. Ou encore, lorsque vous cliquez sur le lien « modifier mes coordonnées » qui se trouve en bas de chacun de nos envois : ceci vous permet notamment de modifier vos adresses emails et, lorsque vous êtes inscrit sur plusieurs listes, de les harmoniser, de sorte que vous ne receviez plus en 2 ou 3 exemplaires nos courriers 😉

Dans ce dernier cas, ce qui est intéressant, c’est que l’on entre dans une réalité interactive. Et là, pour le coup, vos données sont vraiment vivantes 😉

Marie-Charlotte Potton

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