Fiche Astuce n°135 – Réorganiser les données d’un fichier FileMaker…

Des données inexploitables ?

Dans la Plaisante sagesse lyonnaise, on dit – bien sûr avec l’accent lyonnais 😉 – que « Tout le monde y peuvent pas être de Lyon ! »…

Ben oui, c’est vrai… Lyon a beau être une métropole, c’est un tout petit point perdu dans le monde (1)

Et même si l’on peut imaginer que FileMaker connaît plus d’utilisateurs que de lyonnais dans le monde, j’ai quand même bien envie de transposer notre expression pour l’appliquer à FileMaker :

« Tout le monde y peuvent pas être pro FileMaker ! »

Dommage…

Ainsi, vous est-il certainement arrivé la même mésaventure qu’à Stéphane…

Stéphane m’appelle. Il vient de recevoir deux fichiers Excel contenant des informations concernant des personnes qui ont participé d’une manière ou d’une autre à un salon professionnel. Et il m’appelle à l’aide !

Les deux fichiers Excel sont eux-mêmes issus d’un (ou plusieurs) documents Word. La conversion des fichiers Excel en fichiers FileMaker ne pose aucun problème. En revanche, les données y sont saisies selon une organisation telle qu’elles sont strictement inexploitables en l’état dans FileMaker 🙁

Imaginez…

Les données concernant une personne sont saisies sur trois lignes (trois retours chariots dans Word).

Pour chaque ligne, les données saisies les unes à la suite des autres (par exemple prénom nom pour la première ligne) se retrouvent dans une unique cellule dans Excel… et dans une unique rubrique dans FileMaker…

Et chaque série correspondant à une personne est séparée de la suivante par un ou plusieurs enregistrements vides, de manière totalement aléatoire ! Une fois votre fichier Excel converti en FileMaker, cela donne ceci :

Donn

Un vrai casse-tête !

Comme en effet,

1) Faire en sorte que les données soient rassemblées pour chaque contact dans un unique enregistrement ?

2) Répartir les données dans plusieurs rubriques ?

Heureusement, FileMaker est suffisamment puissant et souple pour réaliser ce type de tâche…

C’est donc à ce travail que s’attelle donc cette nouvelle fiche Astuce, à partir d’une situation réelle dont seules les données ont été transformées, par souci de confidentialité…

CouvAs135

La fiche Astuce 135 est accompagnée d’un fichier FileMaker, As135_Parsing.fmp12. Vous trouverez dans ce fichier toutes les données qui vous permettront de suivre pas à pas les indications contenues dans la fiche…

C’est donc une fiche Astuce très pratique qui vous attend ce mois-ci 😉

Bonne lecture à tous et bon travail !

Marie-Charlotte Potton

 

(1) Je précise que je suis moi-même lyonnaise 😉 Lyon est l’une des métropoles françaises, selon les points de vue, la 2e ou la 3e de France après Paris et Marseille… Sur la « Plaisante sagesse lyonnaise », voir l’article de Wikipédia

La fiche Astuce n°135

  • est, comme tous les mois, mise à disposition des abonnés par téléchargement depuis la page Livraisons, Elle fait partie de la livraison de janvier 2019. Elle comprend en outre un fichier FileMaker, As135_Parsing (format .fm12).
  • est en vente sur notre librairie en ligne dès aujourd’hui.

 

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Merci de laisser un commentaire (déjà 2 commentaires )


  1. Bertrand
    3 mois ago

    Il eut été plus judicieux de créer une petite application FileMaker avant l’exposition et y mettre un formulaire de saisie.

    Cette opération est quasiment systématique à faire dès que l’on envisage de remplir une base de données à partir de fichiers texte ou tableur.

    Il faut profiter de l’import pour convertir certaines rubriques en listes de valeurs.

    Je vais lire cette fiche avec intérêt.

    • C’est sûr qu’on rêverait que tout soit bien organisé en amont et qu’au minimum, même sans FileMaker, des règles de saisie bien précises soient données… Cette fiche donne une réponse, sans doute parmi d’autres, à ces situations bancales que l’on rencontre si souvent… 😉

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