Un fichier FileMaker bâti avec adresse

Des normes à respecter…

Nous recevons régulièrement des questions voire des appels au secours à propos des adresses postales.

Ainsi, ce professionnel de Bordeaux.
Il s’agit de faire un gros mailing postal (90 000 fiches) et le routeur professionnel contacté pour cela refuse le fichier, car il n’est pas aux normes postales françaises. Il faut d’urgence faire des scripts et autres calculs pour nettoyer tout cela.

Cela me rappelle, une fois de plus, que ces normes sont peu connues. Or de nombreux fichiers FileMaker servent à l’envoi de courriers, que cela soit des courriers simples ou des mailings. Voici quelques réflexions sur le sujet.

Il s’agit de gérer les adresses des contacts (sociétés ou personnes). Dans les cas simple, les rubriques d’adressage seront dans la table Societe ou la table Personne. Lorsqu’il y a plusieurs adresses à gérer (siège social, livraison, facturation,…), on aura soin de créer une table Adresse.

Mais dans tous les cas, il faut des rubriques. Souvent, on trouve alors une seule rubrique d’adressage, ou au maximum deux : Adresse1 et Adresse2. Outre que cela peut compliquer certaines recherches, surtout si les règles internes ne sont pas claires, une telle présentation ne respecte pas les règles de la poste française.

Ce n’est pas nouveau. Déjà il y a une dizaine d’année, alors qu’en tant que partenaire de la Poste nous participions à ses salons du Marketing Direct, les plaquettes de présentation étaient explicites. Depuis, la poste française insiste de plus en plus là-dessus, et les explications sont affichées sur les grosses boites jaunes. Les courriers risquent de souffrir du non respect des règles : non traitables mécaniquement, ils doivent passer manuellement et prennent du retard.

Donc, si vous êtes amené à expédier du courrier en France, nous vous invitons à écrire vos rubriques en fonction de ces normes ( AFNOR XP Z10-011).
Pour résumer, la partie adresse pure doit avoir trois rubriques : Immeuble, Rue et Zone. La longueur d’une ligne d’adressage ne doit pas dépasser 38 caractères.
Heureusement, FileMaker a les fonctions de calcul qui vont bien pour contrôler cela, comme la fonction Longueur.

Pour  avoir le détail des règles postales françaises, je vous invite à lire la page d’explication suivante :
http://www.laposte.fr/sna/rubrique.php3?id_rubrique=137

Nous avons repris et synthétisé tout cela dans une fiche technique, disponible gratuitement depuis la page Ressources, dans la partie Visiteurs.

dans tous les pays,

Et si vous nous lisez depuis la Belgique, le Canada, la Suisse, ou… ?

Chaque pays a ses propres règles. À moins d’écrire à un interlocuteur se trouvant en France, vous n’êtes pas concerné par les règles postales françaises. Il vous faut vous adapter à celles de votre pays. C’est sans doute dans cette page de Wikipédia, que nous indique un de nos amis belges, que vous trouverez toutes les indications dont vous avez besoin :
http://fr.wikipedia.org/wiki/Adresse_postale

et dans nos fichiers FileMaker !

Pour compléter tout cela, et vous permettre de passer à la pratique dans vos fichiers, je vous invite à travailler la fiche Astuce FileMaker 46. On y présente les erreurs les plus fréquentes, les fonctions de calcul pour contrôler la validité de certaines rubriques, le nettoyage des données et en particulier le gros problème des fins de lignes mal posées, la concaténation propre de données ou de lignes d’adresse (pour les étiquettes, mailing papier,…), la longueur des lignes, le formatage du texte, la suppression des blancs disgracieux,…
En prime, c’est une bonne initiation à de nombreuses fonctions de calcul…

C’est par ici :
http://www.librairie-filemaker.com/boutique/fiches-astuces/80-46-adresses-postales.html

Avec tout cela, plus d’excuses pour payer plus cher un routage mal préparé,
ou perdre 3 jours dans une expédition pour adresses mal rédigées…

Michel Lansard