Usages de FileMaker – 1

Je vous propose une nouvelle série d’articles de réflexion. Après La maison de vos données et Les bonnes résolutions, cette fois, nous essayerons de voir différents usages possibles de FileMaker, des plus classiques aux plus originaux,…

Le but n’est pas de détailler comment développer une base sur tel ou tel sujet, mais de permettre à chacun de voir comment il peut profiter de FileMaker au mieux dans son environnement : entreprise, collectivité publique, association, famille. Éventuellement, on donnera quelques pistes d’analyse, mais pas de méthodes de développement.

Commençons doucement par le fichier le plus classique, celui qui souvent amène à FileMaker : la gestion d’adresse.

C’est un besoin que nous sommes nombreux à avoir. Cela commence souvent par une liste de noms et adresses dans un tableau style Excel, Numbers, ou autre…
On peut aussi se servir de logiciels de type « Carnet d’adresses » ou de la partie correspondante dans des outils tels Outlook ou Entourage par exemple.

Cela convient assez bien à une personne seule, et en particulier à un usage privé. Mais plus on avance et plus on se frotte aux limites de ce système. C’est particulièrement vrai lorsqu’on travaille en équipe et que l’on doit partager des données à plusieurs en même temps.

FileMaker est parfait pour un tel usage, particulièrement en réseau interne. Mais on ira plus loin qu’une simple liste d’adresses, pour profiter des forces du relationnel.

Lorsqu’on possède une liste sous tableur, on a généralement des répétitions. Par exemple, si l’on connaît 10 personnes dans un organisme, on aura 10 fois l’information concernant l’organisme. Et en cas de changement, il faudra changer 10 fois,…
On peut faire la même chose avec FileMaker. C’est ce que l’on appelle un fichier plat. De nombreux utilisateurs commencent d’ailleurs ainsi, puisque c’est facile. Sauf cas particulier, ils finissent toujours par s’y trouver à l’étroit, puis plus tard découvrent qu’ils ne peuvent réellement pas faire tout ce qu’ils voudraient. Certains en déduisent alors que FileMaker est limité. Que nenni !

Avec FileMaker, on séparera plutôt tout cela à l’aide de tables distinctes que l’on lie ensuite entre elles, avec d’un côté les informations concernant l’organisme, de l’autre celles qui concernent les personnes. Il y a plusieurs façons de faire suivant les situations. En gros, il y a deux grands cas, et il convient de choisir avant de commencer.

Premier cas, le plus fréquent et le plus simple : on connait plusieurs personnes dans un organisme, mais une personne n’a d’activité que dans une seule entreprise à la fois. C’est une relation dite de « 1 à n », et on aura deux tables : Organisme et Personne. Je parle ici d’organisme, et non d’entreprise ou de société, pour avoir une approche plus large. Cela concerne des entreprises, des associations, des collectivités territoriales,… quels que soient leur action et leur statut juridique. Et cela peut être mes clients, mes fournisseurs, mes partenaires,…

Mais on peut aussi avoir des personnes travaillant dans plusieurs organismes. On a une relation dite de « n à n », soit n personnes dans n organismes. C’est une situation que nous avons souvent trouvée par exemple dans la gestion de contacts d’un centre culturel ou d’une troupe de théâtre. Telle personne sera connue à titre personnelle, mais aussi en tant que président d’une association ou encore comme conseiller municipal chargé du culturel. On gère cela en créant trois tables : Organisme, Personne et entre les deux une table de jonction Appartenance (1).

On notera à cette occasion que FileMaker est très utilisé dans le monde culturel. Nous avons eu ainsi l’occasion de développer une gestion ou de former quelqu’un à le faire en interne, pour plusieurs troupes de théâtre, orchestres, collectifs de musiciens ou organisateurs d’événements. La plupart avait une problématique de relation de n à n entre Organisme et Personne.

Voilà pour aujourd’hui. La prochaine fois, nous compliquerons un peu tout cela 😉

À bientôt,

Marie-Charlotte Potton

(1) : Les cahiers pratiques Créer des liens dans FileMaker (1) et Créer des liens dans FileMaker (2) développent respectivement comment créer des liens de 1 à N et de N à N. Vous pouvez également les acquérir sous forme de pack (avec des fiches Astuces sur le graphe des liens, etc.), le pack Maîtriser les liens dans FileMaker.
En amont de ces cahiers et de la création de liens dans FileMaker, la formation Personne Ressource FileMaker consacre un chapitre complet à la question si fondamentale de l’analyse et de la modélisation…

Marie-Charlotte Potton

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Tags: Base de données relationnelle, liens