La dernière fois, nous avons vu que nous pouvions utiliser FileMaker pour gérer des adresses (clients, fournisseurs, adhérents,…). Voilà qui est assez classique.
Mais que faire de ces adresses ?
Certains se contentent de les consulter (trouver le téléphone de Robert Tremblay ou de Sophie Martin afin de les appeler).
D’autres impriment des listings, par exemple pour organiser une opération de phoning, tandis qu’il en est d’autres qui exportent les données pour les fournir à une agence de pub, un imprimeur, un routeur,… pour faire un mailing.
On voit là se dessiner un usage des informations saisies dans FileMaker : communiquer avec les personnes que nous avons dans notre base de données ou transmettre des données.
FileMaker est très intéressant sur ce plan. Il peut effectivement exporter les données, mais il sait faire aussi beaucoup de choses par lui-même. En voici quelques-unes qui me viennent à l’esprit. N’hésitez pas à en proposer d’autres….
1 – Imprimer des listes d’étiquettes pour un mailing. Il y a même des chances pour que vous trouviez ce dont vous avez besoin parmi les modèles prédéfinis de FileMaker.
2 – Imprimer directement le mailing dans un modèle de courrier, avec l’adresse bien placée pour une fenêtre à enveloppe (ce qui apporte gain de temps et d’impression).
3 – Faire du courrier personnalisé (hors mailing) et stocker tous ces courriers dans une table Historiques liée à celle des personnes. Cela permet de suivre l’historique de la relation avec chaque personne listée.
4 – Prévoir pour la même table un modèle pour une présentation de type fax, et l’envoyer via un logiciel de fax, si vous utilisez encore ce mode de communication.
5 – Prévoir aussi un modèle pour l’envoi de courriel (ajouter la rubrique « Objet » par exemple) et utiliser les fonctions d’envoi de mail personnalisé de FileMaker. Depuis FileMaker 10, il n’y a même plus besoin de logiciel de messagerie : FileMaker fait du SMTP. Voir notre fiche Astuce FileMaker N°12.
6 – Profiter à fond de cette table Historiques pour y garder aussi des comptes-rendus de visite ou de téléphone.
7 – Certains y stockent aussi des documents liés à la personne concernée (contrat sous Word, budget sous Excel, présentation en Pdf, photo,…) grâce à une rubrique conteneur, voire même une table Documents liée à la table Historiques.
8 – Évidemment, on peut organiser un emailing. Mais là, attention à ne pas expédier trop de mails à la fois, sous peine de passer pour un spammeur et de vous faire interdire par votre fournisseur d’accès. C’est arrivé à certains qui ne s’y attendaient pas, forts de leur bonne foi…
Relisez notre article sur la netiquette !
Bref, plus qu’une simple liste d’adresses, FileMaker peut devenir le point central de votre communication. Nous en verrons d’ailleurs d’autres aspects dans quelques temps. Vous pouvez rechercher tous ceux à qui vous avez parlé de tel produit ou tous ceux qui ne répondent plus à vos mails depuis 1 an… ou encore, l’historique complet d’un client ou fournisseur depuis les 15 dernières année,… La limite n’est que celle de votre imagination…
Et en prime, tout cela se partage en réseau…
À bientôt,
Marie-Charlotte Potton
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Tags: conteneur, emailing filemaker, étiquettes, Mailing
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Marc
9 ans ago
J’ajouterai: imprimer des mandats de paiement et reçus à l’usage du trésorier d’une association.
Dans mon cas (fabrique d’église, en Belgique), je dois joindre à toute pièce justificative de dépense ou recette, un mandat de payement signé par le président et le secrétaire.
Cela reprend entre autres, les coordonnées de l’organisme (fournisseur, salarié ou « payeur », qui sont souvent les mêmes), le montant de la transaction (en chiffres et en lettres), la date, le numéro d’extrait de compte…
Un travail répétitif et, surtout quand on a une écriture aussi « belle » que la mienne, fastidieux à faire à la main.
Avec FileMaker Pro, une fois les données bancaires importées après être passées par exel pour nettoyer un peu le fichier CSV téléchargé du site de la banque) et les coordonnées des fournisseurs et/ou « clients » encodées, on sélectionne les opérations de telle date à telle date, on lui demande d’imprimer, et on le laisse faire 🙂 .
Bénéfices:
– gain de temps
– résultat incomparablement plus soigné
– plaisir d’avoir réalisé sans trop se casser la tête, un petit outil sympa, qui peut en plus servir à d’autres choses (retrouver rapidement des transactions de tel fournisseur à telle période, etc…).
Bon, quand, tout content que ma base de donnée soit fonctionnelle, je me suis rendu à une de mes premières réunions en tant que nouveau trésorier, et que la responsable des fabriques pour la commune (Mairie en France) a dit en me jetant un regard un peu gêné (elle avait déjà reçu mes premiers documents « automatisés ») qu’il avait été décidé en haut lieu que le secteur serait équipé de cachets à appliquer directement sur les factures, où « il ne resterait qu’à inscrire les données et apposer les signatures », ceci pour réduire le nombre de photocopies et économiser le papier, j’ai tiré une drôle de tête…
Mais dès que j’aurai trouvé des étiquettes autocollantes au format adéquat (je n’oserais pas imprimer directement une copie du cachet comportant les données sur les factures originales: risque de mélange de données…), ce retour en arrière ne sera plus qu’un mauvais souvenir 😉
Marie-Charlotte
9 ans ago
Merci beaucoup Marc pour ce beau témoignage circonstancié…
Si je puis me permettre une parenthèse destinée aux français – et Marc me corrigera au besoin – lorsqu’il parle de « fabrique d’église », il ne s’agit pas d’une entreprise fabriquant des églises, mais d’un conseil dont l’objectif est d’administrer les biens d’une communauté paroissiale.
Ceci est un héritage du Concordat, et nous-mêmes en France, avons connu un tel fonctionnement, jusqu’à la loi de séparation des Églises et de l’État en 1905, sachant que l’Alsace Moselle a également de ce point de vue un statut à part…
Un article de Wikipédia explique cela dans le contexte belge : https://fr.wikipedia.org/wiki/Fabrique_d%27Église