Reprendre une ancienne base FileMaker (2)

En écho avec une vidéo réalisée par FileMaker, sur les « développeurs autodidactes » et à une réaction de Bertrand, j’avais évoqué la semaine dernière les difficultés que nous rencontrons lorsque nous sommes amenés à reprendre une ancienne base FileMaker.

La première d’entre elles est très certainement l’évolution de FileMaker qui, tantôt simplifie des processus grâce à de nouvelles fonctionnalités, rendant par là caduque tout ce qui était alors mis en place, tantôt les « compliquant » en offrant de nouvelles possibilités…

FileMaker évolue, tout comme l’environnement informatique…

Mais nos mentalités à nous aussi changent, en même temps que la technique, et de ce fait, des besoins nouveaux apparaissent tandis que d’autres disparaissent…

Pour prendre un exemple facile à comprendre : depuis les années 2000, l’utilisation d’internet en France a littéralement explosé et on ne peut plus imaginer s’en passer. Cela a changé profondément nos modes de communications.

Ainsi, quand je suis arrivée à Editomac, l’enjeu était de parvenir à réaliser un mailing papier personnalisé avec FileMaker. Et je vous assure que c’était extraordinaire de voir sortir de l’imprimante un millier de courriers avec des adresses différentes pour chacun et de pouvoir les glisser dans une enveloppe à fenêtre, chaque adresse bien positionnée…

Aujourd’hui, nos bases continuent à offrir ce service pour ceux qui en ont encore besoin, mais l’enjeu est plutôt de réaliser un emailing qui parvienne aux bons destinataires sans tomber dans la boite des indésirables ni se faire prendre pour spammeur…

Le besoin est le même : communiquer avec nos clients. Mais les moyens mis en oeuvre sont radicalement différents. Tout en provenant parfois de la même base FileMaker (1) !

Mais je peux aller encore plus loin.

Avec les progrès du numérique, on peut désormais délocaliser beaucoup d’activités. Le télé-travail par exemple s’est développé. Ou le travail en mobilité. On peut donc dire qu’Internet a créé de nouveaux besoins et modifié les mentalités, rendant possible ce qui ne l’était pas : le travail bureautique en équipe depuis chez soi par exemple, ou la synchronisation des données depuis une prise de note sur un iPad en déplacement sur des chantiers par exemple…

En interne à Editomac, notre activité a changé pour une bonne part grâce à Internet.

Nous avions été pressentis depuis longtemps pour éditer des tutoriaux sur FileMaker et nous en avions réalisés deux ou trois. Mais ce n’est qu’à partir du moment où nous avons pu vendre en ligne et communiquer à l’aide d’un blog et d’emailings que nous avons pu développer cette activité et vous rejoindre, que vous viviez à Lyon en France ou à l’autre bout de la planète !

Il en est d’ailleurs de même pour l’accompagnement personnalisé au développement (coaching).

Nous avons beaucoup organisé de formations en présentiel et nous sommes encore capables de le faire. Mais la plupart d’entre vous préfèrent, lorsque cela est possible, prendre ponctuellement une heure ou deux de coaching à distance  et ne pas avoir de frais de déplacement, pour recevoir le coup de pouce nécessaire pour avancer dans son projet !

Et je n’oublie pas bien sûr la formation « ouverte à distance », c’est-à-dire la formation en ligne, que nous proposons depuis 2015…

Toutes ces révolutions demandent des moyens nouveaux : un blog WordPress, une boutique en ligne, un outil de prise en main à distance, une plateforme de formation, un auto-répondeur… Ainsi, Magalie, dans la première conférence en ligne qu’elle donnait pour les stagiaires de la formation Personne-ressource FileMaker, expliquait qu’à une certaine époque, Editomac était géré à 95 % par FileMaker mais qu’avec tous ces besoins liés au Web, ce n’était plus le cas mais que FileMaker petit à petit reprenait la place centrale qu’il avait toujours eu, grâce aux API qui permettent de communiquer avec tous ces outils et d’en récupérer les données !

Mais indépendamment de ce pont de vue des choses, vous imaginez aisément qu’en ajoutant de nouveaux services, nos fichiers FileMaker ont dû un peu s’adapter… Il a fallu créer des modèles / scripts pour saisir et envoyer un ou plusieurs emails, créer une gestion complète des articles et des tutoriaux, ajouter à nos anciennes conventions de formation celles concernant la Formation Ouverte À Distance, revoir nos rapports d’intervention pour de l’accompagnement à distance…

Et je suis sûre que si vous travaillez dans une entreprise ou une association depuis longtemps, l’historique que je viens de tracer pour Editomac, vous pourriez également le faire à propos de votre structure…

Bref, nos bases de données vivent. Et donc évoluent. Et donc, sont en permanence un peu bancales… un peu en déséquilibre, avec des rustines plus ou moins bien ajustées, ajoutées au fur et à mesure que des besoins nouveaux apparaissent… Déséquilibre de la marche où ce qui vient d’être n’est déjà plus…

La difficulté de la reprise d’une solution FileMaker vient donc aussi de ce déséquilibre plus ou moins important, de cette adaptation constante à connaître, pour s’ajuster à de nouvelles réalités et à de nouveaux besoins…

Fatiguant ? Déstabilisant ? Oui, sans doute, mais aussi passionnant…

Comme l’est le fait de marcher, d’aller de l’avant 😉

Marie-Charlotte Potton

(1) : Attention, une base FileMaker ne peut pas ou difficilement se substituer à un auto-répondeur. Ou si elle le peut techniquement, il n’est pas certain qu’un tel usage soit conseillé. Car la problématique n’est pas uniquement technique mais s’exprime en termes de délivrabilité. Gérer cet aspect des choses est un métier à part entière, qu’il vaut mieux laisser à ceux qui justement en font profession…

Article précédent

Tags: app personnalisées, Solution FileMaker