Fiche Astuce n°138 – Organiser la gestion des versions de documents PDF dans FileMaker

Suite de l’organisation des PDF en documents et versions…

Le mois dernier, nous nous sommes lancés dans la création d’une petite solution FileMaker, appelée à vous rendre bien des services 😉

Rappelons de quoi il s’agit.

Le projet est, à l’aide d’un minimum de clics de la part de l’utilisateur, de

1. Créer un document PDF à partir d’un modèle formaté pour cela,
2. Gérer le numéro de version du document PDF ainsi créé, de manière à avoir plusieurs versions du même document,
3. Gérer tous ces documents dans FileMaker.

Bien entendu, vous pouvez aussi stocker d’autres types de documents dans les rubriques conteneurs, et si vous maîtrisez mal cet aspect des choses, je vous invite à vous plonger dans les deux premiers cahiers pratiques Les conteneurs de FileMaker.

Quoiqu’il en soit, notre propos n’est pas essentiellement les rubriques Conteneur mais celle de la création d’un PDF et de sa numérotation…

Dans la fiche Astuce 137, nous avons commencé le travail avec, comme il se doit, le travail sur la structure et sur les modèles. Du moins, les premiers, puisque nous avons laissé de côté le modèle Personne.

C’est à partir de ce modèle que nous repartons pour notre dernière étape : création des boutons et des scripts qui vont avec, de la table externe avec pour elle aussi, ses données et ses boutons…

Grâce à ces scripts et boutons,

• Nous créons et insérons le document PDF là où il le faut et au moment voulu ;
• Nous numérotons correctement aussi bien le document que la version créée à partir de la version ;
• Nous affichons les données de manière totalement adaptée à la volonté de l’utilisateur qu’il nous indique par le choix de cliquer sur tel ou tel bouton…

Et le résultat est là !

Alors, si comme Claude qui nous a soufflé l’idée, vous souhaitez gérer, voire créer des documents avec diverses versions dans FileMaker, les fiches Astuces 137 et 138 arrivent à point nommé !

La fiche Astuce 138 est accompagnée d’un fichier FileMaker, As138_GestionPDF.fmp12. Ce fichier reprend en pratique ce qui est développé dans la fiche Astuce. Il présente la version achevée de la solution…

La fiche Astuce 137 est également à votre disposition sur la librairie en ligne FileMaker ou depuis la page Livraisons du blog, pour ceux qui sont abonnés. Elle est également accompagnée d’un fichier, As137_GestionPDF.fmp12, qui correspond à la première étape de l’élaboration de la solution…

Avec ces deux fiches Astuces, vous aurez en main tous les outils pour créer une solution complète de gestion de versions de documents PDF dans FileMaker !

Bonne lecture à tous et bon travail !

Marie-Charlotte Potton

Tags: calculs, Données, Interface utilisateur, scripts