Identifiez vos enregistrements !
Pour pouvoir vous identifier, l’État, ou toute autre instance institutionnelle, a besoin de votre ou de vos prénoms, de votre nom. Mais il peut arriver que quelqu’un d’autre ait les mêmes prénoms et noms que vous. Il faut donc trouver autre chose, quelque chose qui vous soit propre et qui soit unique : votre empreinte digitale, dans certains cas extrême, votre ADN…
Mais plus généralement on utilise quelque chose comme le numéro de sécurité sociale, du moins en France. Personne n’a le même que vous.
Dans FileMaker, il en est de même…
Chaque enregistrement de chaque table doit porter ce qui lui est propre pour que les bonnes relations aient lieu avec les bons enregistrements : que la personne Pierre Dupont soit bien reliée à la société dans laquelle elle travaille et non dans une autre…
Pour cela, nous prenons la peine de définir des identifiants pour CHAQUE enregistrement de CHAQUE table.
Et par « identifiant » nous parlons ici de ce que les informaticiens appellent le plus souvent une « clef primaire ».
Ce n’est guère poétique, mais FileMaker verra par exemple que la personne 38 travaille dans la société 19, et non pas que Robert Tremblay travaille à la STCUM.
Quelques règles à respecter
Mais attention, ces identifiants ne se définissent pas n’importe comment ! Il y a quelques règles à respecter, en tout cinq :
1) La première est bien entendu que TOUTE table possède systématiquement une rubrique utilisée comme identifiant. Même si vous pensez qu’il ne servira à rien. Votre base par la suite peut connaître des modifications et des ajouts. Vous aurez alors sans doute besoin de relier vos enregistrements à d’autres. Ou encore, pour les opérations d’import-export de données, l’identifiant se révèle incontournable. Or il est toujours plus difficile de créer un identifiant après coup s’il est fondé sur une entrée automatique du type n° de série…
2) La deuxième est que l’utilisateur ne doit en aucun cas modifier cet identifiant.
3) La troisième est que cette rubrique doit être non vide. C’est-à-dire avoir en permanence un contenu. En principe, l’entrée automatique avec n° de série par exemple vous protège du risque d’absence de contenu. Quoiqu’il en soit, la règle est là, il faut l’observer dans n’importe quel cas.
4) La quatrième est qu’il s’agit d’une valeur unique. Si vous reliez des personnes à une société sur le critère du nom, et que, dans votre table Société, vous avez deux organisme qui s’appellent Martin SA, auquel doit-on rattacher le salarié Pierre Dupont ?
5) De la quatrième règle, j’en déduis une cinquième, celle qui veut que l’identifiant doit être une valeur sans signification. Pourquoi ? Tout simplement parce qu’une valeur qui a une signification a nécessairement un autre usage que celui d’être un identifiant et que surtout, cette valeur est susceptible de pouvoir changer dans le temps (imaginez que Marine Cassier se marie en France avec Pierre Dupont, son nom peut changer,…)…
Cocher les bonnes options
La rubrique Id (pour Identifiant), qui, dans notre exemple, est une rubrique nombre avec entrée automatique (nous verrons dans un prochain article la nature de cette entrée automatique). L’entrée automatique confie à FileMaker le soin de définir un contenu à la rubrique dès la création de l’enregistrement (et dans certains cas, lors de sa modification) selon les critères que nous définissions dans l’un ou l’autre choix qui nous sont présentés dans les options d’entrée automatique de la rubrique.
Par ces options, FileMaker « collabore » en quelques sortes avec l’utilisateur, prenant en charge tout ce qui est automatisable, c’est-à-dire ne faisant pas appel à un savoir arbitraire (du type : le nom de la personne dont nous voulons saisir l’enregistrement…).
Cet automatisme doit donc avoir les caractéristiques suivantes cochées :
Ici nous répondons, de façon très simple, aux règles :
- N°1 : notre rubrique existe dans notre table
- N°2 : l’utilisateur ne peut rien modifier
- N°3 : cette rubrique n’est pas vide puisque créé automatiquement à la création d’un enregistrement
- N°4 : elle est de valeur unique puisque basée sur un incrément. Elle est égale à la valeur de la fiche précédente + 1
- N° 5 : elle n’a pas de signification particulière puisque c’est un simple numéro de série créé au hasard de la création des fiches
En attendant, n’oubliez pas, identifiez bien vos enregistrements 😉
Marie-Charlotte Potton
PS : les identifiants sont à la base des liens. Pour en comprendre l’usage, le cahier N°1 sur les liens et certaines fiches Astuces peuvent utiles.
Une recherche « liens » dans la librairie vous en présente certains.
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Christian
11 ans ago
Que faire si on a déjà une base avec deux cents enregistrements, 5 tables……..
Merci
Christian
Ka
11 ans ago
Chaque enregistrement doit avoir une rubrique qui permet de
l’identifier grâce à un contenu unique (comme un numéro de série)
Dans une table remplie sans identifiant, vous créez une nouvelle rubrique
avec option numéro de série , puis dans un modèle en mode utilisation, vous
Cliquez sur cette nouvelle rubrique et remplacer (par le menu filemaker)