Créer des préférences dans vos solutions FileMaker (2)

Des  préférences, oui, mais pour qui ? (1)

Si vous songez à créer des préférences dans votre base de données FileMaker, c’est que vraisemblablement, cette base est appelée à devenir un peu conséquente.

Certes, il y a des incontournables, même en cas de base de taille modeste… Je pense bien entendu à vos coordonnées : si vous avez des courriers à envoyer depuis FileMaker, vous ne pouvez pas échapper à la nécessité de centraliser quelque part vos coordonnées. Mais dans la perspective qui est la mienne, j’envisage aussi la réalisation d’une solution dans un contexte plus ambitieux.

Or, qui dit contexte plus ambitieux dit intervention de plusieurs acteurs…

Les acteurs en jeu

Récapitulons-les, car leur présence a des incidences sur la manière dont nos préférences vont être conçues et organisées.

Le premier acteur de votre solution est le client. Celui-ci peut se « décomposer » en décideur (le chef d’entreprise), utilisateurs (avec éventuellement des fonctions dans l’entreprise qui font qu’ils auront des accès différenciés aux données) et, parmi ces utilisateurs, celui qui va jouer le rôle d’interface entre les utilisateurs et le maître d’œuvre. On l’appelle le maître d’ouvrage. Rappelons-le, son rôle est essentiel. Même s’il ne sait pas ou ne veut pas développer, lui seul est en mesure de faire le lien et d’exprimer le besoin de son entreprise. Et c’est bien le client seul qui au final utilisera – ou non –la base que vous aurez développée.

Le deuxième acteur est bien entendu celui qui met en œuvre le désir, le projet du client. Lourde responsabilité 😉 Ce peut-être un développeur isolé ou une équipe de développeurs menée par un chef de projet. On le désigne habituellement comme maître d’œuvre.

Si l’on regarde tous ces acteurs du point de vue de la base en cours de création, on peut répartir les rôles et futurs droits d’accès comme suit :

• Il y a prioritairement les futurs utilisateurs de la base, dans la fonction que chacun occupe. De ce point de vue, le décideur est utilisateur comme un autre : il pourra avoir accès à certains tableaux de bord qui lui sont propres en plus du reste de la solution, mais il reste malgré tout un utilisateur. Parmi ses collaborateurs, certains auront accès à certaines informations et pas à d’autres. Mais il n’y a rien d’obligatoire à cela : il s’agit d’un choix stratégique au niveau de l’entreprise, celui de différencier l’accès aux données selon les fonctions occupées dans l’entreprise.
• Il y a ensuite la maintenance de la base une fois celle-ci développée et déployée (1). Cette responsabilité est partagée entre deux acteurs : le maître d’œuvre et le plus souvent le maître d’ouvrage. Le maître d’ouvrage quitte en réalité ses habits de conducteur d’un projet pour revêtir ceux d’administrateur de la base car c’est lui qui, en interne, la connaît le mieux et le maître d’œuvre peut le plus souvent intervenir comme simple développeur puisqu’alors, il ne s’agit pas de développer un nouveau projet (2) mais d’y apporter d’éventuels correctifs.

Nous parlerons donc désormais d’administrateur et de développeur de la base…

Et c’est précisément pour ces deux acteurs et uniquement pour eux que des préférences sont conçues.

Mais apportons avant de nous quitter quelques précisions.

Si le maître d’ouvrage a développé lui-même la base, soit en participant au développement réalisé par un professionnel, soit par une prise en charge complète d’un tel développement alors même que cela n’est pas son métier, il peut cumuler alors les rôles de personne-ressource et d’administrateur de la base au sein de son entreprise. Les enjeux de ce rôle de « personne-ressource » au sein d’une entreprise sont de notre point de vue tellement importants que nous avons créé une formation FileMaker qui leur est totalement dédiée. Cette formation mêle des apports théoriques généraux (des aspects juridiques sur la gestion de données, le rôle de personne-ressource…), des enseignements théoriques sur FileMaker mais aussi, beaucoup de pratique (3)…

Plus généralement, il arrive parfois que certains de ces rôles soient cumulés, voire même qu’une unique personne porte toutes ces « casquettes »…  Peu importe : l’important ici est de bien distinguer les rôles, sachant qu’il sera préférable qu’en fonction de ces rôles (et non en fonction des personnes qui les occupent), des droits d’accès différenciés soient créés. Ainsi, l’utilisateur qui agit en tant qu’administrateur pourra ponctuellement se connecter à la base avec un mot de passe administrateur et le reste du temps, le faire avec son mot de passe utilisateur…

Marie-Charlotte Potton

(1) C’est-à-dire mise en productivité.

(2) À partir du moment où l’on développe une extension de la base existante, on quitte le domaine de la maintenance pour s’engager d’un nouveau projet, si minime soit-il…

(3) Pour en savoir plus sur la formation Personne-ressource FileMaker :
https://editomac.learnybox.com/votre-formation-personne-ressource-filemaker/

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Tags: Administrateur, développeur, Données, gestion de données, Personne-ressource, Préférences