Partager, sauvegarder une solution FileMaker…
Après Planifier et Créer, nous achevons notre trilogie avec Déployer.
Nous abordons donc aujourd’hui le troisième et dernier document du guide FileMaker sur le développement d’app personnalisées, document que vous pouvez télécharger depuis le site de FileMaker.
Il y est question de la dernière étape d’un développement, celle de l’installation et mise à disposition pour tous les utilisateurs de l’app réalisée au cours des étapes précédentes.
Comme à chaque étape du processus du développement, vous avez quelques questions à vous poser.
La première est celle des utilisateurs : combien y en a-t-il, sur quel support travaillent-ils ?
Bien entendu, cette question ne se pose pas si vous développez pour vous-même et que vous en êtes le seul utilisateur. Elle se pose dès qu’il y a notion de partage de données – et donc du travail en réseau – et que co-habitent plusieurs supports de travail : Mac, PC, iPad, iPhone, WebDirect…
Cette question n’est pas nouvelle. Vous vous l’étiez déjà posée au moment de la planification. Cela faisait partie de l’analyse des besoins. En effet, les besoins et les possibilités d’utilisation ne sont pas les mêmes selon l’environnement de travail. Le développement doit en tenir compte : non seulement une interface conçue pour poste fixe ne peut être utilisée – ou le sera de manière peu conviviale – sur un appareil mobile, mais en outre, certaines fonctions ne sont pas accessibles dans le cadre de la mobilité ou du WebDirect. Il faut donc en tenir compte, dans l’analyse et la création de la solution.
Partager des fichiers en réseau
Au stade du déploiement, on retrouve donc cette question, sous un angle nouveau : comment paramétrer l’accès à une base de données depuis FileMaker Pro, FileMaker Go ou le WebDirect ?
Dans la plupart des cas, FileMaker Server est incontournable, même si FileMaker Pro est nativement réseau (1).
En effet, un poste fixe équipé de FileMaker Pro peut partager des fichiers auprès d’autres utilisateurs également équipés d’un poste fixe et de FileMaker Pro. Mais attention, ceci est TRÈS limitatif. D’une part parce que le nombre d’utilisateurs est limité à 5. D’autre part parce que vous ne pouvez pas partager avec FileMaker Go, et donc synchroniser les données directement. Enfin, parce que si vous devenez le serveur de postes clients, cela rend vos « clients » dépendants de votre rythme de vie : pour qu’ils puissent avoir accès à vos fichiers partagés, il faut que votre poste soit actif et les fichiers ouverts en permanence durant les sessions de travail.
En outre, en n’utilisant pas FileMaker Server, vous vous privez de nombreuses fonctionnalités très importantes, et notamment celle de la gestion des sauvegardes.
Planifier les sauvegardes
FileMaker Server permet en effet de planifier des sauvegardes au rythme que vous souhaitez : toutes les semaines, tous les jours et même toutes les heures si vous en avez besoin… Si les fichiers sont beaucoup modifiés pendant la journée de travail, une telle fréquence est alors recommandée.
Le document de FileMaker parle de « stratégie de sauvegarde ». C’est vrai qu’il s’agit d’une vraie « stratégie » à penser et ensuite à mettre en place. De cette stratégie dépendra la sécurité de vos données. Si vous avez investi dans une solution FileMaker soit en la faisant développer par un prestataire, soit en la développant vous-même, si vous ou vos collègues passent beaucoup de temps à y saisir des données, si ces données ont une certaine valeur – pour ne pas dire, une valeur certaine – pour la vie de votre entreprise, cela vaut peut-être la peine de prendre le temps à réfléchir et à mettre en place une stratégie de sauvegarde 😉
Le premier point à noter est que FileMaker Server est le seul qui soit capable de faire des sauvegardes proprement de fichiers FileMaker en activité.
Si vous sauvegardez vos fichiers toutes les heures, ces sauvegardes auront lieu pendant la journée de travail. Or, la difficulté est que pendant la journée de travail, vos collègues et vous travaillez… très précisément sur les fichiers qui doivent être sauvegardés. Il y a donc potentiellement conflit, ou tout au moins risque d’endommagement des fichiers, si cette sauvegarde (copie des fichiers) s’effectue alors qu’ils sont encore ouverts. Si vous deviez faire les choses manuellement, vous seriez donc obligé, toutes les heures, de demander à vos collègues de quitter les fichiers, d’attendre qu’ils le fasse, de faire de même de votre côté, d’effectuer la sauvegarde, de relancer les fichiers et de signaler à vos collègues qu’ils peuvent à nouveau ouvrir les fichiers.
La perte en productivité est alors de partout : vos collègues sont interrompus deux fois et perdent du temps et de la concentration dans leur travail, vous-même, vous passez au bas mot 10-15 minutes par heure pour gérer cela, ce qui rend l’heure de travail pas très rentable !!! Au bout de la journée, vous y avez passé environ 25% de votre temps de travail !
FileMaker Server nous évite toutes ces contraintes car lui, et lui seul sait comment s’y prendre pour sauvegarder les fichiers sans les endommager et sans que les utilisateurs ne se rendent compte de rien.
En effet, sans que vous en ayez conscience, au moment prévu pour cela, FileMaker Server ferme les fichiers à copier, les copie dans un dossier prévu à cet effet, et ouvre les fichiers originaux. Ce, jusqu’à la prochaine sauvegarde…
À ce stade, et seulement lorsque les copies sur votre disque dur ont été effectués, vous pouvez utiliser d’autres outils pour les archiver.
Marie-Charlotte Potton
Article suivant : à venir
(1) Sur le partage de fichiers, voir notre fiche Astuce n°13 qui explique notamment ce qu’il ne faut pas faire et comment partager des fichiers FileMaker dans les règles de l’art 😉
Tags: Déployer, Héberger, partager, Sauvegarder
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Jacques
8 ans ago
La notion de développement de solutions semble faire exclusivement référence à un certain type de relation entre un « client » et un « développeur » : Le développeur s’efforçant de comprendre, par itérations successives, les objectifs et besoins du client afin de produire une solution informatique adaptée. Cette solution est la plupart du temps ouverte et laissée en libre exploitation au client. Il existe une autre situation, toute aussi répandue (et c’est mon cas) pour lequel la mission est de définir des méthodes et d’organiser, voire de créer, des moyens pour répondre à un objectif d’ordre général défini conjoncturellement par le client. La différence essentielle est que dans ce cas, c’est la recherche d’une réponse opérationnelle qui est au premier plan et non les moyens informatiques, lesquels ne constituent pas un but en soi. En revanche, bien qu’amené à utiliser des logiciels spécialisés comme FileMaker, mais aussi Excel, planification de projets, dessin, etc.; ceux-ci ne sont pas ici le premier domaine de compétence du « développeur », ce sont des outils dont les modes d’utilisation sont au service d’un objectif d’un autre ordre. Pour ma part, je ne procure que très exceptionnellement une solution exploitable issue d’un logiciel quelconque et seulement pour des personnes déjà formées à l’utilisation du logiciel. Ceci, pour expliquer que je n’ai pas besoin d’élaborer un manuel d’utilisation et ne suis pas contraint par un « service après vente », tout au moins en ce qui concerne les logiciels proprement dits. Je me borne à montrer parfois l’intérêt qu’il y aurait à utiliser tel ou tel outil à tel moment d’un processus. Pour les gens qui travaillent comme moi, les fiches astuces et réflexions apportées sur AFM sont très précieuses, car des pans entier des possibilités offertes par les logiciels nous échappent faute de pouvoir se former sur tout. Par récurrence, de temps en temps on se dit « tiens, j’aurais pu faire comme ça, c’eût été plus simple ».
A travers mes diverses expériences auprès d’administrations et collectivités locales, j’ai observé que les applications fermées de type Intranet ou données par les services publics pour calculer ou résoudre telle ou telle situation étaient communément admises dès lors qu’un système de formation était prévu pour les utilisateurs. C’est collectivement rassurant. L’utilisation et le développement à des fins personnelles d’applications logicielles, en l’occurrence issues de File Maker est très rare ; à l’exception d’Excel, tellement pratique pour effectuer des tableaux. L’idée qu’au sein de son service telle ou telle personne puisse développer ses propres outils, est difficilement admise, voire combattue la plupart du temps sous divers prétextes dits ou non dits ; en premier lieu, le fait que d’autres ne puissent pas s’en servir (mais alors qu’en est-il de son stylo, est-il lui, aussi voué à une telle hégémonie ?). En fait, on est dans le tout ou rien, alors qu’il serait certainement plus pertinent que chacun puisse (ait envie aussi) de développer ses propres outils et méthodes. En contre partie, il serait indispensable de créer des interfaces pour s’assurer que les informations qu’ils produisent pourront s’intégrer dans la hiérarchie des niveaux de production. La liberté d’utiliser individuellement et la contrainte de s’intégrer au niveau collectif, sont de natures différente, qui nécessitent probablement des
Jacques
8 ans ago
…qui nécessitent probablement des moyens différents, mais certainement que l’on y consacre un même effort.
Marie-Charlotte
8 ans ago
@Jacques, merci pour ce long et précis témoignage, contenant beaucoup de choses et correspondant certainement à l’expérience de beaucoup d’entre nous… Je ne peux pas en reprendre tous les éléments. Simplement, je retiens qu’effectivement, ce qui est premier, ce n’est pas l’outil que l’on va utiliser mais le problème. Les outils viennent au secours pour résoudre le problème et il peut y en avoir plusieurs. Je suis également assez d’accord lorsque c’est possible avec l’idée d’une distinction d’outils personnels, que chacun pourrait développer et adapter à sa méthode de travail, et d’outils collectifs, auxquels tous auraient à s’adapter, en y importer les données qu’il faut par exemple.