Documenter une base FileMaker (9)

Créer sa propre base de documentation…

Au cours de nos précédents articles, nous avons vu qu’il existait des outils nous permettant de documenter une base.

Ces outils peuvent être internes à FileMaker : commentaires de rubriques, de scripts, de calculs, post-its dans le graphe des liens… sans oublier la possibilité de classer et d’organiser les modèles et scripts en dossiers et sous-dossiers…

Ils peuvent également être externes ou « semi-externes » si je puis m’exprimer ainsi. Le premier d’entre eux est bien entendu la possibilité depuis FileMaker Pro Advanced de créer une DDR de vos fichiers, DDR qui vous fournit une analyse de vos fichiers : rubriques, modèles, etc.

Tout cela est très bien. Mais – par exemple – même si vous pouvez classer les rubriques par ordre de création, vous n’avez aucun moyen de savoir quand et par qui ces rubriques ont été créées, et pas davantage lorsqu’elles ont été modifiées.

On peut en dire autant pour les tables et les OT du graphe des liens.

Dans le même ordre d’idées, au cours des phases de test, mais aussi tout au long de l’existence de la base que vous développez, les utilisateurs ont sans doute besoin de vous signaler un problème ou de vous exprimer un souhait de modification. Vous même, vous avez besoin de classer ces souhaits et réclamations et de noter leur prise en charge.

Pour ces différentes raisons, vous pouvez avoir besoin de créer une base FileMaker de suivi de votre ou de vos développements.

Ce complément aux outils déjà cités ci-dessus peut être une simple table présente dans le développement lui-même, à laquelle les utilisateurs ont accès pour noter leurs remarques et dans laquelle vous notez également les vôtres et assurez le suivi des demandes.

Il peut être également une base complètement dédiée aux développements que vous réalisez. Cette app sera alors rendue accessible depuis un serveur distant pour que les utilisateurs de vos développements puissent s’y connecter, avec identifiant et mot de passe, pour n’avoir accès qu’aux informations qui les concernent.

Bien entendu, cette dernière solution est plus compliquée à mettre en œuvre. Elle n’en vaut la peine QUE si votre métier est de développer, de maintenir et de déployer des solutions FileMaker et que vous avez besoin d’informations très complètes sur vos développements et de centraliser ces informations afin de les retrouver plus facilement (1).

Elle concentre en effet de très grandes exigences que l’on peut regrouper ainsi :

• Qualité de conception du développement, bien entendu ;
• Qualité d’interface utilisateur : ouverte à vos clients, elle doit être suffisamment intuitive pour que vous n’ayez pas à les former à son utilisation ;
• Grande vigilance du point de vue de la sécurité : personne, en dehors de votre client et de vous-même, ne doit pouvoir accéder aux données concernant le dossier de ce client ;
• Fiabilité au niveau de la mise en partage de ces données. Si la base est accessible par le WebDirect à vos clients, il faut tenir compte des contraintes qui lui sont liées.

Le gros risque de cette solution, surtout si vous développez occasionnellement, est de réaliser une usine à gaz dont finalement, vous vous servirez peu souvent.

Il faut donc, comme dans tout développement, faire une analyse de vos besoins et avancer progressivement dans sa réalisation.

Marie-Charlotte Potton

(1) : Du genre : c’est dans quel script de quelle solution que j’ai trouvé cette parade à telle difficulté ?

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