Fiche Astuce n°137 – Organiser la gestion des versions de documents PDF dans FileMaker

Des PDF bien organisés, par documents et versions…

L’idée n’est pas forcément très originale, mais elle en intéressera plus d’un d’entre vous…

Elle nous vient de Claude, même si nous avons adopté une approche un peu différente de la sienne… Et elle peut être adaptée à votre situation : au lieu de documents PDF, vous pouvez créer et gérer des feuilles Excel. Ou encore, gérer tout autre type de document (photos, etc.)…

Le projet est, à l’aide d’un minimum de clics de la part de l’utilisateur, de

1. Créer un document PDF à partir d’un modèle formaté pour cela,
2. Gérer le numéro de version du document PDF ainsi créé, de manière à avoir plusieurs versions du même document,
3. Gérer tous ces documents dans FileMaker.

Et comme nous aimons la difficulté 😉 nous ajoutons à ce projet une contrainte supplémentaire : créer plusieurs documents de base, ou, si vous le voulez, plusieurs « séries » de documents. Il y a donc à ce moment-là deux de numéros à incrémenter : le premier est celui du document de base, le deuxième est celui de la version rattachée au document de base.

Si l’on lie tous ces documents à des personnes et qu’on présente l’ensemble sous forme de rapport (ou récapitulatif), cela donne ceci :

Pour obtenir ce résultat, qui n’est en fait qu’un aspect de notre solution, nous avons beaucoup travaillé à tous les niveaux de cette petite solution. L’intérêt pédagogique est clair : dans cette fiche Astuce et celle qui va suivre, nous faisons le tour de beaucoup d’aspects de FileMaker : création du graphe des liens, création des modèles, création des calculs et des scripts, astuces ici ou là pour rendre l’interface utilisateur plus conviviale… Et bien entendu, réponse technique au besoin précis de créer des documents PDF, de les gérer et de leur attribuer le bon numéro de document et de version…

Alors, si comme Claude, vous souhaitez gérer, voire créer des documents avec diverses versions dans FileMaker, les fiches Astuces 137 et 138 arrivent à point nommé !

La fiche Astuce 137 est accompagnée d’un fichier FileMaker, As137_GestionPDF.fmp12. Ce fichier reprend en pratique ce qui est développé dans la fiche Astuce et sera complété avec la fiche Astuce n°138 (parution prévue pour fin Avril 2019).

Avec ces deux fiches Astuces, vous aurez en main tous les outils pour créer une solution complète de gestion de versions de documents PDF dans FileMaker !

Bonne lecture à tous et bon travail !

Marie-Charlotte Potton

Tags: calculs, Données, Remplacer, scripts