Maison des données FileMaker – 12 : le nettoyage

Un nettoyage régulier de vos données FileMaker

Pour que notre travail soit efficace, il est nécessaire que notre base soit ergonomique (« Votre maison FileMaker » (11)). Mais ce n’est pas tout : encore faut-il que tout ce qui s’y trouve vous soit utile et vous donne de bons résultats !

Une maison propre

Sans être la fée du logis, j’aime bien que la maison soit propre.
Bien sûr, il y a le ménage quotidien et le ménage hebdomadaire, mais il est parfois nécessaire de faire un grand nettoyage.  C’est l’occasion de faire le net, dans tous les sens du terme : nettoyer mais aussi de se débarrasser de vieux objets devenus inutiles.

Il en est de même pour la maison de nos données.
Au moins une fois par an il faut faire le tour de ses fichiers. C’est le moment de supprimer des modèles (voire des rubriques ou des scripts) créés pour une occasion ponctuelle et qui ne servent plus. Le purisme informatique dirait que s’il y en a beaucoup, c’est signe d’une mauvaise analyse et d’une mauvaise structure et c’est souvent vrai. Mais en même temps, on sait bien qu’il est parfois plus facile de prendre un modèle, de le dupliquer, d’en changer la présentation ou certaines rubriques, et que cela dépanne pour une occasion exceptionnelle. Alors un peu de nettoyage sera le bienvenu.

Parfois, on trouve des fichiers qui sont devenus presque des taudis, tellement il y a de saletés. Traduisez : trop de rubriques, modèles, scripts, … parfaitement inutiles.
J’ai souvenir d’une base de données où il y avait près de 70 modèles alors que l’utilisatrice n’en utilisait que 3. En plus, elle passait de l’un à l’autre via la liste des modèles et ils étaient plutôt en bas de la liste. Quel changement après le ménage indispensable !

Une maison bien rangée

Sans être un maniaque du rangement, je sais que je trouve plus vite un objet s’il est rangé à sa place. J’aurai plus de mal à le retrouver si je l’ai laissé, sans trop y penser, dans une autre pièce ou un autre tiroir,…

Les rubriques sont un peu mes tiroirs. Vais-je ranger mes chaussettes avec mes stylos ?
Alors pourquoi, lorsque l’on vérifie la cohérence d’un fichier, trouve-t-on par exemple une adresse mail dans la rubrique téléphone, ou le texte « la quarantaine » dans une rubrique âge formatée en nombre, ou encore la civilité dans le prénom ?
Sans doute une erreur, à un moment où l’utilisateur a été dérangé, de la même façon qu’il a mis ses chaussettes au mauvais endroit, pressé de répondre au téléphone, erreur rendue possible en fait à la base par une mauvaise architecture de votre fichier…

Une maison qui évolue avec ma vie

Mais un rangement évolue dans le temps. On n’organise pas la maison de la même façon si on a un bébé de 6 mois ou quelques années après quand il a grandi.

Notre base de données aussi doit évoluer.
On va créer de nouveaux modèles, ajouter des rubriques, … parce qu’il faut maintenant gérer un nouvel aspect. Et si cela a été bien conçu au départ, il n’est pas nécessaire de tout casser.
Mais il est vraisemblable qu’après ces menus travaux, il faille refaire un peu de ménage 😉

Heureusement, FileMaker nous permet de vérifier régulièrement le contenu de nos rubriques. Quitte à nous procurer une sacrée surprise, voire une forte frayeur. Je pense à une responsable de communication, horrifiée lorsqu’on lui a montré qu’elle perdait 30 à 40% de la cible de ses mailings parce que ses données n’étaient pas propres !

D’ailleurs je ne résiste pas, étant donné l’enjeu, de vous rappeler que nous avons écrit un cahier pratique FileMaker spécialement sur le nettoyage. 

À suivre…

Michel Lansard

NB : Cet article appartient à une « série ». Pour la lire depuis le début, cliquez sur le lien : Votre maison FileMaker. À la fin de chaque article, vous trouvez également le lien pour l’article suivant : « Votre maison FileMaker (n) », lorsque celui-ci est déjà paru.
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Tags: Maison des données, Nettoyage