Brigitte s’interroge :
Une de mes questions pour les recherches, comment enregistrer une recherche de base utilisée régulièrement pour la réutiliser facilement ?
Merci
Merci à Brigitte pour cette question.
En fait, il existe trois solutions, en fonction de votre situation.
Menu Enregistrer la recherche active
La première, la plus simple et accessible à tout utilisateur, est d’utiliser le menu Enregistrements > Recherches enregistrées > Enregistrer la recherche active.
Ceci fait l’objet du dernier chapitre de notre premier cahier Réussir les recherches dans FileMaker, récemment mis à jour.
Bénéficier des avantages des scripts
La deuxième suppose l’intervention du développeur. Il s’agit tout simplement d’enregistrer par script votre ou vos recherches. Ceci est l’objet du deuxième cahier Réussir ses recherches, les automatiser dans FileMaker que nous venons de faire paraître (1).
Précisons que l’avantage d’un script par rapport à une simple recherche enregistrée est que votre recherche peut être liée à d’autres actions répétitives que le script peut alors accomplir pour vous.
En effet, si vous réalisez fréquemment une recherche avec les mêmes critères de recherche, c’est que vous avez besoin d’une sélection d’enregistrements que vous allez traitée de manière semblable. Par exemple, imprimer des courriers. Le script, en plus de la recherche de base, peut donc automatiquement vous proposer d’imprimer les courriers, avec les paramètres d’impression déjà pré-enregistrés. Il peut aussi réaliser un récapitulatif avec statistiques et graphiques, à partir des enregistrements trouvés, puis imprimer le résultat…
Une infinité de scénarios peut être imaginés. La seule limite en gros est… notre imagination 😉 Et peut-être aussi, notre méconnaissance de ce qu’il est possible de faire avec FileMaker…
Utiliser la puissance et la simplicité des liens
La troisième solution enfin se fonde sur les liens – et donc sur la structure de la base – et présente dans une table externe une sélection d’enregistrements liés.
En effet, sur l’enregistrement d’une société, par exemple, grâce à une table externe, vous pouvez voir tous les salariés travaillant dans cette entreprise. La table externe vous présente alors une sélection de salariés parmi tous ceux qui existent dans la table Salariés et elle le fait selon un critère bien précis : il s’agit uniquement des salariés travaillant dans l’entreprise active. C’est la définition du lien permettant de voir ces salariés qui sert alors de « critère de recherche »…
Trois perspectives pour effectuer des recherches…
Ces trois solutions répondent à la question de Brigitte : comment enregistrer des recherches fréquemment utilisées. Mais elles le font selon trois perspectives différentes.
La première solution a l’avantage de laisser la main à l’utilisateur. Il peut arriver que pour une opération particulière, il ait besoin d’une recherche bien particulière pendant un ou quelques jours. Il n’en aura ensuite plus jamais besoin. La possibilité d’enregistrer une recherche à la volée est alors parfaite pour ce type de situation à mi-chemin entre le ponctuel et le récurrent.
Les deux solutions qui suivent ont l’inconvénient de « figer » l’usage de la recherche puisqu’il faut alors faire intervenir un développeur. L’utilisateur perd le contrôle et la liberté d’effectuer ses recherches lui-même, mais cet inconvénient est largement compensé par le gain en temps, en sécurité, en convivialité…
Réaliser un script ou présenter des enregistrements dans une table externe ne répondent pas aux mêmes besoins.
Dans un cas, la recherche se situe dans un processus, une succession d’actions et la sélection d’enregistrements trouvés n’est affichée que ponctuellement, lorsque la recherche est lancée. C’est-à-dire uniquement lorsqu’on en a besoin.
Dans l’autre cas, le résultat de la requête est affiché en permanence et se réactualise automatiquement, en fonction des enregistrements liés créés ou supprimés. En outre, il n’est pas inclus automatiquement dans une succession d’actions, comme c’est le cas pour une recherche scriptée.
Pour choisir l’une ou l’autre solution, il faut donc se demander comme Brigitte, comment enregistrer ma recherche. Il faut également se demander : dans quel objectif ? Pour obtenir quel type de résultat ?
À vous donc de discerner votre besoin et quelle est la solution la plus appropriée à lui apporter !
Marie-Charlotte Potton
(1) : Les cahiers Réussir ses recherches dans FileMaker vol. 1 et vol. 2 sont vendus à l’unité. Ils le sont également sous forme de pack, à un prix plus avantageux qu’à l’unité : 87 € au lieu de 94.
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Alain
7 ans ago
Merci pour les précisions
C’est un sujet qui me touche actuellement
Cordiales salutations
Alain