QR 71 – Réinitialiser un numéro de série dans FileMaker (1)

Régulièrement sur ce blog, certains parmi vous, en commentaire ou en nous envoyant un email depuis le formulaire de contact, nous pose une question technique à propos de FileMaker.

Lorsqu’il s’agit d’une question courte et d’une réponse qui ne demande pas non plus une explication trop longue, nous y répondons volontiers et souvent, ceci permet à notre interlocuteur de débloquer une situation et d’avancer.

C’est le cas cette semaine pour Gilbert. Voici sa question :

Première chose à préciser, et qui ne concerne pas FileMaker mais la conception de vos bases.

Gilbert ici souhaite faire démarrer ses factures à partir du numéro 7001 pour 2017, créant ainsi un grand « trou » dans la continuité de la numérotation des factures, puisque la dernière de 2016 portait le numéro 6386. Il en a la possibilité car, je ne l’ai pas précisé, Gilbert est belge et la législation de son pays l’y autorise. Mais ce n’est pas le cas partout. Donc, sur des sujets sensibles comme la comptabilité et la facturation, assurez-vous auparavant, lorsque vous souhaitez faire une modification de ce genre, que la loi de votre pays vous y autorise : les possibilités techniques qu’offre FileMaker ne sont pas là pour contourner la loi mais au service de vos besoins 😉

Ce d’autant plus que la question de Gilbert pourrait concerner tout autre type de documents, comme des devis par exemple, pour lesquels la loi n’a pas son mot à dire 😉

Cet aspect des choses étant clarifié, entrons maintenant dans le vif du sujet.

Gilbert veut deux choses : faire démarrer un numéro de série à partir d’un nouveau point de départ et il veut le faire en dehors de la définition des rubriques, par script, pour qu’un utilisateur de la base puisse le faire faire sans avoir à travailler dans la structure de la base.

Définir un numéro de série

Rappelons auparavant qu’un numéro de série se définit dans la définition des rubriques, menu Fichier > Gérer > Base de données… > Rubriques.

Dans la table adaptée, dans le cas de Gilbert, on imagine qu’il s’agit de la table Facture, on crée une rubrique de type Nombre, IdFacture et on clique sur le bouton Options.

Dans l’onglet Entrées automatiques, on trouve de quoi définir la rubrique à l’aide d’un numéro de série. Il suffit donc de cocher cette option. Généralement, les options proposées par défaut par FileMaker sont celles qui convient :

Le numéro de série est entré automatiquement dans la rubrique IdFacture au moment de la création d’un nouvel enregistrement (d’une nouvelle facture). Il pourrait l’être au moment de la validation de l’enregistrement, c’est-à-dire lorsqu’on a terminé de saisir toutes les données d’un enregistrement et que l’on passe à un autre enregistrement, un autre modèle ou que l’on clique à l’extérieur de l’enregistrement. FileMaker le valide et l’enregistre automatiquement.

Le numéro de départ est 1 par défaut. Ce numéro que l’on voit n’est pas celui du dernier enregistrement créé mais bien du prochain à créer.

On pourrait le faire démarrer à n’importe quel autre nombre. Ici, Gilbert aurait pu aller dans la définition de la rubrique et saisir 7001. La prochaine facture créée porterait alors le numéro 7001.

De même, l’incrément peut être modifié.

Par défaut, il est de 1, valeur le plus souvent utilisée, notamment pour les identifiants… et les numéros de facture 😉 On passe alors, au fur et à mesure que l’on crée un nouvel enregistrement, de 1 à 2 puis à 3, 4 etc. Mais on peut aussi modifier ce numéro d’incrément. Si l’on saisit 5, on aura pour le 1er enregistrement, le numéro 1, le deuxième, le numéro 5, le troisième, le numéro 10, etc.

Lorsque vous créez un nouvel enregistrement, le numéro de départ se modifie. Il s’augmente de l’incrément indiqué, pour indiquer le prochain numéro pour l’enregistrement à venir. Dans le cas de la rubrique IdFacture de Gilbert, puisque la dernière facture porte le numéro 6389, normalement, notre option indique 6390 en numéro de départ. Et c’est précisément ce numéro que Gilbert veut modifier : il souhaite le remplacer par 7001 pour commencer une nouvelle année !

Pour cela, rien de plus facile, il suffit d’activer à nouveau le menu Fichier > Gérer > Base de données… > Rubriques, de double-cliquer sur la rubrique IdFacture et de modifier cette option.

Cela Gilbert sait le faire. Mais ce qu’il demande, c’est que l’on ne passe pas par le menu Fichier > Gérer > Base de données… > Rubriques pour faire cela, de manière à rendre la manipulation accessible à des utilisateurs qui n’ont pas accès à ce menu ou dans un contexte où il est délicat de se rendre dans un tel menu qui concerne la structure (lorsqu’on est en clientèle par exemple).

Alors, suspens… nous allons découvrir la semaine prochaine une astuce très simple à mettre en place, pour répondre à la demande de Gilbert…

Bonne semaine à tous,

Marie-Charlotte Potton

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