Rechercher ce qui est votre trésor : vos données FileMaker !

Vos données, une richesse essentielle…

Même si elles ne constituent pas le coeur de votre métier, vos données représentent pour vous une richesse essentielle.

À l’heure où le numérique a envahi tous les domaines de la vie, plus personne ne peut se passer d’une base de données, c’est-à-dire d’un « lieu » numérique pour entreposer des données, que cela soit une simple liste de contacts ou une gestion commerciale complète ou encore, une gestion de stock…

À l’aide de votre base, vous agissez sur vos données de trois manières :

1. Vous saisissez ou importez des données. Il s’agit ici de toute la phase de récupération d’informations.
2. Vous consultez vos données, et pour cela, vous effectuez des recherches, des sélections…
3. Vous transformez et transmettez vos données : calculs, statistiques, documents imprimés, etc.

La recherche, dont nous avons beaucoup parlé ces jours-ci, se situe donc entre la récupération de données et leur transformation-transmission.

L’étape 1, saisie ou importation de données est la condition sine qua non de la recherche. Pas de donnée, pas de recherche. C’est une lapalissade, je sais. Mais, ce qui n’en est pas une, c’est que de la qualité de la saisie de vos données dépend le résultat de votre recherche. Par exemple, si vous saisissez un mot avec une faute d’orthographe, que vous ne reproduisez pas cette erreur dans la saisie du critère, FileMaker ne pourra pas retrouver l’enregistrement que vous recherchiez…

Par chance, pour l’orthographe, vous pouvez vous en tirer, puisque FileMaker a prévu pour cela des jokers !

En revanche, si vous avez saisi (ou importé) le prénom dans la rubrique Nom et que vous le recherchez bien dans la rubrique Prénom, là où il doit se trouver légitimement, FileMaker ne pourra rien pour vous !!!

L’étape 3, la transformation ou la transmission de données est également liée à la recherche. En effet, pour manipuler des données, réaliser des sélections, imprimer des courriers ou exporter des données, il faut d’une manière ou d’une autre les avoir d’abord cherchées.

Bien entendu, certaines recherches se font sans que vous vous en rendiez compte. Si votre ficher est bien conçu, vous possédez les tables externes adaptées vous permettant d’activez instantanément des enregistrements liés, et donc une sélection d’enregistrements en fonction d’un ou plusieurs critères bien précis. Mais comme on ne peut pas non plus noircir nos modèles de tables externes, ce qui rendrait excessivement lourdes nos bases et leur usage, ni prévoir à l’avance tous les besoins des utilisateurs, savoir réaliser une recherche devient incontournable !

À Editomac, il nous est arrivé de proposer de former à la recherche utilisateurs et développeurs.

Passé le premier moment de surprise, – car spontanément, on ne pense pas que cela soit utile – chacune s’est révéler réellement utile. Et riche : il ne faut pas moins d’une 1/2 journée de formation pour découvrir les bases de la recherche et toutes ses subtilités.

Et très vite, nous avons éprouvé le besoin de rendre accessible ce savoir-faire à l’aide d’un cahier pratique à un coût bien moindre qu’une 1/2 journée de formation !

Réussir ses recherches dans FileMaker

Aujourd’hui, nous en sommes à la troisième mise à jour de ce cahier dont le contenu, sur le fond, n’a pas vieilli : nous avons ajouté les nouveautés apparues au fil des versions, supprimé les références à des versions trop anciennes et réorganisé certains passages. Ceux qui avaient acquis le cahier en ses versions précédentes ont pu télécharger ces derniers jours cette mise à jour.

C’est cette version que nous vous proposons aujourd’hui.

Avec ce cahier,

• Vous apprendrez comment utiliser des opérateurs de recherche, dont les fameux jokers que j’évoquais ci-dessus.
• Vous découvrirez des astuces pour rechercher plus facilement et de manière plus fiable…
• Les recherches multicritères et multirequêtes n’auront plus de secret pour vous, vous saurez les formuler en français et en « filemakeurien » 😉

Bref, pour quelques euros, à votre disposition, une mine d’informations précieuses pour travailler au mieux avec vos données !

Et, cerise sur le gâteau, jusqu’au 19 décembre, pour fêter sa mise à jour, le cahier Réussir ses recherches dans FileMaker, vol. 1, est proposé au prix de 37 € au lieu de 47 !

Il est également proposé avec le vol. 2 (dont je vous parlerai la semaine prochaine) sous la forme d’un pack, au prix de 73 € au lieu de 94 !

Alors, profitez-en, car c’est seulement jusqu’au 19 décembre !

http://astucieux-filemaker.com/reussir-vos-recherches-dans-filemaker-2/

Marie-Charlotte Potton