Bénéficier des avantages de la base de données FileMaker, de la PAO et du Web !

Je l’avais évoqué ici dans le troisième article de cette série. Notre logiciel préféré permet tout à fait de réaliser la gestion d’articles et de produits, ce en particulier pour publier un catalogue.

Il convient évidement d’avoir au minimum une table Produits et les rubriques pertinentes pour décrire ces produits : famille, sous-famille, catégorie, intitulé, descriptif, photo,… sans oublier de décliner cela en différents modèles, voire différentes tailles et couleurs,…

Suivant l’activité à gérer, cela peut être fort simple ou plus complexe, mais FileMaker est parfait pour cela.

À partir de là, on peut créer différents types de catalogues : papier, CD, site Web,…

Catalogue papier

Mettons que l’on veuille imprimer un catalogue dans le domaine du sanitaire. Le chapitre des baignoires devra traiter de chaque modèle, mais celui-ci sera décliné en différentes tailles. Or, si l’on veut faire un catalogue papier, il faut mettre la photo une fois (et une seule fois) pour ne pas gaspiller de place et un descriptif unique, tout en ayant une ligne par taille avec les prix adaptés.

Toujours en papier, on voudra une mise en page travaillée, et là, cela ne relève plus du rôle d’une base de données. Il faut un logiciel de PAO (InDesign ou xPress par exemple). Va-t-on alors devoir ressaisir en PAO toutes les données de nos produits ? Que nenni ! FileMaker est capable de faire des tris et exports. À nous d’en profiter.

On va trier nos articles, de façon à ce que tous les items de la même baignoire soient regroupés, par ordre de taille par exemple (ou autre). Puis on exporte les informations : intitulé, photo, descriptifs, prix,… Attention ! Certaines données sont multiples (le prix varie suivant la taille), alors que d’autres ne varient pas (on prendra la même photo et le même descriptif pour toutes les tailles).

Comment faire ?

Utiliser intelligemment l’informatique, c’est utiliser chaque outil pour son point fort, mais en lien avec d’autres outils. Et FileMaker répond très bien à cet objectif. Notre base FileMaker possède toutes les données et les exporte. Le logiciel de PAO sait les mettre en page de façon lisible et fonctionnelle (du moins, l’opérateur PAO sait créer la maquette qui convient). Reste l’intermédiaire : faire le passage, le transfert des données entre la base de données et la maquette PAO. Pour cela, nous utiliserons suivant les cas, un langage comme le XML, ou une extension comme InData (pour InDesign) ou xData (pour xPress). Ces utilitaires donneront de l’intelligence aux données exportées, et chaque donnée se positionnera au bon endroit, dans la bonne feuille de style, pour une mise en page réussie. Il est toujours magique de lancer pour la première fois l’import intelligent de données : une maquette xPress vide se remplit alors en quelques minutes de 500 pages de catalogues détaillé…
Magique, je vous dis !

Catalogue en ligne

De la même façon, on pourra faire communiquer les données FileMaker avec un site Web. Là aussi, les technique sont variées, en fonction de la masse de données, le nombre de connexions simultanées attendues, la fréquence de mise à jour (à la seconde ou hebdomadaire ?), les technologies utilisées sur le site web concerné, etc.

Mais on peut aussi vouloir obtenir ces données dans un autre contexte. Ainsi, rendre accessible sur un iPhone la liste des adhérents d’une association dans le domaine de la santé. Cela permet de trouver l’adhérent le plus proche en fonction de sa situation géographique (via le GPS de l’iPhone).

Autre cas de figure, des organisateurs facilitent les inscriptions à un événements depuis un site web, inscriptions qui en fait, alimentent une base FileMaker. Gain de temps et moins d’erreurs de saisie… 😉 Je me souviens, il y quelques années, du service de petites annonces d’un journal. Il m’avait demandé un audit. Il est rapidement apparu que chaque annonce était saisie plusieurs fois : par le client, l’hôtesse d’accueil, l’opérateur PAO, et même la comptabilité qui faisait la facturation en fonction du nombre de caractères. FileMaker se débrouille très bien avec tout cela et évite bien entendu les doubles saisies 😉 En outre, grâce aux outils dont nous disposons désormais (smartphones,…), c’est le client lui-même qui saisit son annonce et voit immédiatement combien cela va lui coûter…

Données sur CD

Catalogue, annuaire, index,… mettez-les aussi sur CDs ou DVDs ou le support de votre choix ! Leurs données peuvent être exportés en différents formats depuis FileMaker. Mais on a aussi la possibilité de les diffuser directement en FileMaker, sans obliger les utilisateurs à acheter le logiciel. Il suffit d’avoir FileMaker Advanced pour créer des runtimes (exécutables), lesquels contiennent un moteur FileMaker simplifié.

Comme on le voit, FileMaker n’emprisonne pas vos données. À vous de savoir ce que vous voulez partager ou diffuser, à qui, comment, à quelle fréquence,… FileMaker est fidèle au poste 😉

Marie-Charlotte Potton

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Tags: Catalogue, Datapublishing