Les situations nécessitant de gérer de la documentation sont multiples. On peut vouloir garder des devis, bons de commande, fiches techniques produit, photos, présentations marketing, fiches d’adhérents, plans d’accès,…. seule l’imagination pose les limites.
Pour certains documents, il suffit de ficher leur description, les auteurs, leur emplacement. Cela sera le cas de livres ou de rapports imprimés, ou de CDs ou DVDs, etc.
Attention, si certains ouvrages peuvent avoir plusieurs auteurs, il y aura vraisemblablement une relation N à N ou plusieurs à plusieurs entre Auteurs et Ouvrages, nécessitant une troisième table dite de jonction : Redaction. Il faut penser aussi à gérer les éventuelles copies d’ouvrage, voire prévoir des emplacements différents pour chacune de ces copies.
Il est important surtout de bien réfléchir à une typologie qui ne change pas tous les jours, pour classer tout cela avec des mots clefs.
Si ce sont des documents informatiques : son, vidéo, documents Word, Excel ou autre Pdf,… ils pourront être « stockés » directement dans FileMaker, via une rubrique conteneur .
On remarquera que j’ai mis « stockés » entre guillemets. Il y a effectivement trois façons d’importer un document informatique dans une rubrique conteneur. Cela se décide au moment du développement, lors de la définition de la rubrique (pour le stockage externe, apparu avec FileMaker 12), ou au moment de l’import du dit document, où la fenêtre de dialogue nous propose une option à cocher : Stocker uniquement la référence au fichier.
Si on ne coche rien, le document est pleinement importé dans l’enregistrement FileMaker. L’avantage est qu’il est là de façon permanente (même si on déplace le fichier .fmp12), et que l’on peut à tout moment l’exporter pour le récupérer. L’inconvénient est que le fichier FileMaker s’alourdit.
En cochant cette option, le fichier informatique (Word, Pdf,…) n’est pas vraiment importé. FileMaker conserve en fait le chemin d’accès au dit fichier. Il sait qu’il est dans tel répertoire/dossier sur tel disque dur et l’affiche à travers la rubrique conteneur. Le premier avantage est que le fichier .fmp12 reste plus léger. Le second avantage est que le fichier informatique reste accessible pour d’autres applications. C’est très pratique par exemple pour le datapublishing, autrement dit le mariage entre FileMaker et par exemple xPress ou InDesign, pour automatiser des catalogues, annuaires, tarifs,… L’inconvénient est que si on déplace le fichier informatique ou si on le renomme, le chemin change et FileMaker ne le trouve plus. On peut cependant le plus souvent, grâce aux fonctions de calcul portant sur le texte, recalculer le bon chemin si on a par exemple déplacé tout un ensemble de documents d’un disque sur un autre.
Mais le nec plus ultra est de le « stocker en externe » : par cette méthode de stockage, vous bénéficier des avantages des deux solutions précédemment exposées sans leurs inconvénients.
En effet, le fichier est alors stocké ET lié au fichier FileMaker. Stocké « en externe », il ne fait pas grossir le fichier. Mais stocké de manière liée au fichier, il lui est associé et, si l’on en respecte les règles de procédure, on peut même le déplacer !
En résumé, comme tout projet FileMaker, il convient de bien analyser le besoin, aujourd’hui et demain. Mais globalement, FileMaker est un bon outil pour la gestion documentaire, utilisé comme tel dans de nombreuses entreprises ou associations.
Marie-Charlotte Potton
NB : De nombreux tutoriaux existent, dans le cas où vous avez de la peine avec les deux points évoqués dans cet article.
1) En ce qui concerne les liens, de 1 à N et de N à N, voir nos cahiers pratiques Comprendre les liens 1 à N et Comprendre les liens N à N. Le FTS notions de base évoque dans la leçon 8 les liens 1 à N et N à N mais sans développer concrètement ce dernier, trop complexe pour un document d’initiation.
2) En ce qui concerne les rubriques conteneur, nous avons écrit quatre cahiers pratiques sur ce sujet riche et complexe. Le premier volume est celui qui reprend plus en détail les options proposées au moment de l’importation d’un document dans une rubrique conteneur, tandis que le deuxième volume expose en détail le stockage externe.
Merci de laisser un commentaire (Pas de commentaire )
Désolé, les commentaires des articles réservés sont eux-mêmes réservés
Il n'y a pas de commentaire pour l'instant, soyez le premier ;-)