Usages FileMaker – 7 – Gestion d’abonnement

FileMaker peut évidemment gérer un service d’abonnement et d’expédition d’un journal, d’une revue, ou d’un service. Ce fut même le sujet d’un de mes premiers développements en FileMaker 7 à la sortie de cette version, il y a quelques années…

Il s’agissait d’une revue.

Il y avait la partie évidente des personnes et leurs coordonnées. Mais la difficulté était surtout de savoir où ils en étaient par rapport à leur abonnement.

Financièrement, il y avait trois cas possibles à gérer :

• l’abonné paye son abonnement,
• cet abonnement lui est offert et c’est une autre personne qui paye,
• c’est un abonnement gratuit.

Il était important de savoir quel type d’abonnement était ainsi souscrit, car, à la fin de cet abonnement, on ne gérait pas les relances de la même façon. Par exemple si c’était un cadeau, on va prévenir celui qui paye, sans parler de fin d’abonnement à celui qui reçoit la revue. Ce n’est que si le payeur ne réagit pas qu’alors, on s’adresse au lecteur… Évidemment, pas de relance pour un abonnement gratuit 😉

On peut ajouter à ces trois cas celui d’organismes qui s’abonnent pour plusieurs numéros : la relance en fin d’abonnement doit également en tenir compte !

Enfin, il y avait différentes particularités dues à la situation géographique de l’abonné.

Cela veut dire que chaque trimestre (1), un script d’expédition fabrique un fichier texte, envoyé à un routeur professionnel, avec les adresses, mais aussi d’éventuelles indications pour un coupon ou un courrier d’accompagnement.

Ainsi, en ce mois d’octobre 2015 (2), pour l’envoi du numéro 245,

• Martin reçoit simplement sa revue, il en est au deuxième envoi de son abonnement.
• Tremblay reçoit son avant-dernière revue, tandis que Dupont, qui lui a offert l’abonnement, est prévenu que c’est bientôt fini et qu’il peut renouveler son cadeau.
• Serano reçoit son quatrième numéro accompagné du coupon de réabonnment.
• Vermesch a déjà reçu ses 4 numéros et le coupon de réabonnment, sans avoir répondu. Il reçoit un cinquième numéro avec un coupon de relance. S’il ne répond pas, il ne recevra plus rien.
• L’association ATTRE quant à elle, reçoit 10 exemplaires du numéro en cours.
• Etc.

Le script évidemment traite chacun en fonction de sa situation, puis met le dossier à jour en signalant l’envoi et en incrémentant le numéro du dernier magazine reçu.
La fiche de chaque abonné est mise à jour pour voir en temps réel où en est son abonnement, ce qu’il a reçu comme revue ou comme courrier d’accompagnement, qui est le payeur, etc. On gère cela évidemment au fil des années et on peut remercier celui qui est un fidèle abonné depuis 5 ou 10 ans,…

De mémoire, vues les différentes situations, plus les aspects France et hors France, il y avait 18 cas différents à gérer. Tout cela avec un script 😉
Et ceci remplaçait un système plus lourd sous AS400…

Marie-Charlotte Potton

(1) L’abonnement était souscrit pour 12 mois, avec un envoi par trimestre.

(2) Les exemples donnés ici sont fictifs, même s’ils s’appuient sur des situations réelles !

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Tags: Abonnement, Usages