Normes SEPA – Pensez aussi GED

GED et SEPA – Késako ?

Ah !… les sigles !

Je ne reviens pas sur SEPA, je vous en ai déjà parlé 3 fois, à propos de vos virements financiers européens.

Mais la GED ?…

C’est tout simplement la Gestion Électronique de Documents

Quel rapport, me direz-vous ?

Tout simplement que le 1 février 2014 introduit un autre changement concernant cette fois l’archivage électronique des mandats de paiement. Déjà obligatoire, il était sous la responsabilité du seul banquier.

Début février, vous en serez le seul responsable.

Cet archivage n’est pas précisé : il peut donc être papier ou informatique. Mais si vous avez beaucoup de clients et de transactions, l’archivage électronique sera sans doute plus rapide et plus économique (sauf si vous avez de grands locaux remplis d’armoires vides, et du monde qui ne sait pas quoi faire,…).

Si on tient compte de cela, c’est le moment de réfléchir GED si vous ne l’avez pas encore fait.

Bien sûr, cela peut se faire avec FileMaker, et intégré à vos fichiers actuels. Il faut bien sûr y réfléchir avant.
Pour ceux qui sont déjà en version 12, cela sera sans doute plus simple, grâce à la gestion des conteneurs. Mais il y a des solutions aussi pour ceux qui veulent attendre encore un peu…

L’idée est de relier un virement à ce qui l’a motivé : une facture, donc un dossier, donc un client ou un fournisseur,… s’il s’agit d’un virement de vente ou d’achat par exemple.

Penser cela pour les changements apportés en février, c’est faire le plus gros travail d’une GED. On peut alors vouloir, dans la foulée ou un peu plus tard, compléter pour en profiter autrement que pour les virements : veille documentaire, ordres de mission,  contrats, plans techniques, photos ou vidéos, notes de frais,… à voir en fonction de votre activité et de votre culture interne…

Michel Lansard

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