QR 64 – Récupérer un fichier Excel dans FileMaker (2)

Lors de l’article précédent, nous avons franchi une première étape pour répondre à la question de Gigi.

Je vous la rappelle :

Comment récupérer des factures issues d’Excel et les enregistrer sous Filemaker ?

Nous avons vu en effet que l’on pouvait très facilement convertir des fichiers Excel en FileMaker, mais que malheureusement, toutes les feuilles Excel n’étaient pas directement exploitables par FileMaker.

Si je reprends la question de Gigi, celle de récupérer ses factures Excel, je comprends qu’elle a réalisé ses factures directement dans Excel et qu’elle les envoie telles quelles à ses clients.

Nous sommes donc a priori dans le cas présenté dans la vidéo ici :

Si elle ne souhaite pas, pour ses anciennes factures, les importer dans FileMaker mais y avoir accès plus simplement, elle peut aussi enregistrer ses documents Excel en format pdf et les insérer dans une rubrique conteneur (1).

Dans tous les cas, elle doit malgré tout penser à la conception de sa base : comme ses clients ont vraisemblablement plusieurs factures à leur actif, il doit exister une table Clients et une autre Factures, avec un lien entre elles. La rubrique conteneur et toutes les informations relatives aux factures doivent se trouver dans la table Factures (2).

Précisons en outre que si Gigi récupère ses factures Excel sous forme de document pdf stockés dans une rubrique conteneur, cela ne l’empêchera pas, à plus ou moins long terme, de réaliser ses factures directement dans FileMaker 😉

Marie-Charlotte Potton

NB : la fiche Astuce n°86 traite tout particulièrement du sujet abordé dans ces deux articles et va un peu plus loin que le présent article puisqu’elle aborde également l’aspect relationnel du problème : comment bénéficier du relationnel à partir de données importées…

(1) Voir au sujet des rubriques conteneur et des documents pdfs que l’on peut lire directement dans cette rubrique, le cahier pratique Gérer ses documents avec les rubriques conteneur (1).

(2) Ce que nous évoquons ici à travers les notions de tables et de lien est au cœur de vos bases FileMaker dès qu’elles sont relationnelles. C’est la grosse différence avec Excel. Pour comprendre de quoi il s’agit ou approfondir ces notions, nous avons publié de nombreux tutoriaux. Le cahier Comprendre les liens 1 à N est celui par lequel il faut commencer…

Article précédent

Tags: Conversion fichier Excel, Excel, filemaker