Dans FileMaker, partir à la chasse aux automatismes (7)

La semaine dernière, nous avons vu qu’il était possible d’automatiser la saisie de données constantes, ou plus exactement, de faire en sorte que ces données ne soient saisies qu’une seule fois à un seul endroit mais accessibles partout où nous en avons besoin.

Nous avons vu également que pour cela, il existait plusieurs approches mais que la meilleure est incontestablement l’utilisation du relationnel de FileMaker, c’est-à-dire la création de liens entre tables.

Les liens permettent d’afficher partout où l’on en a besoin des données constantes. Des données constantes, comme vos coordonnées, mais que l’on peut modifier avec une très grande facilité le jour où par exemple, vous déménagez 😉

Mais les liens – et cela, nous l’avons vu également la semaine dernière – n’apportent pas que ce bénéfice.

Non seulement grâce à eux, vous pouvez gérer les données constantes mais également des données variables, comme les salariés d’une entreprise.

Une autre manière d’aborder ces fameuses données variables et d’y introduire une forme d’automatisme, si je puis m’exprimer ainsi, est de les calculer.

L’avantage d’un calcul est qu’une fois qu’il est posé, avec sa formule, il se calcule tout seul sans que l’utilisateur n’ait à intervenir. Vous obtenez alors des données variables (différentes pour les divers enregistrements de votre table) en fonction de cette formule.

Un calcul peut concerner divers types de données.

On pense spontanément aux nombres : réaliser une addition, une multiplication, etc. Pour par exemple obtenir le prix TTC d’un produit acheté en n quantité. On peut également réaliser des statistiques, qui peuvent porter sur des nombres mais également, pour certaines d’entre elles, sur d’autres données (Decompte et Liste) (1).

De nombreuses fonctions de calcul permettent de calculer sur du texte. Eh oui, c’est possible dans FileMaker ! Ainsi, on peut concaténer le contenu de plusieurs rubriques, y insérer du texte « saisi en dur » dans la formule, extraire un mot d’une expression, et même, modifier le style d’une chaine de caractère, la mettre en gras ou en couleur, etc. 😉 (2)

Les calculs peuvent également porter sur des dates et des heures. Alors là, je dois vous faire un aveu : ce n’est pas si simple que cela. Non que FileMaker soit compliqué, au contraire, mais parce qu’il n’est pas évident pour beaucoup d’entre nous de travailler sur une base de 60 (par exemple – pour les minutes et les secondes) (3)…

Enfin, même les rubriques conteneurs peuvent donner lieu à des calculs. Là, l’objectif est davantage d’obtenir des informations sur le media contenu dans la rubrique que de « saisir » une donnée par calcul. Mais peu importe : il s’agit là encore d’un automatisme qui permet à l’utilisateur d’obtenir le résultat dont il a besoin sans avoir à « se prendre la tête » pour cela 😉 (4)

Alors, on peut dire en conclusion de cette petite série d’articles que les automatismes sont finalement partout dans FileMaker, et pas uniquement à travers les scripts, et qu’ils sont là pour en profiter un maximum !

Alors justement, puisque nous sommes le 30 juin, que les beaux jours sont là, pourquoi ne nous la coulerions-nous pas douce et ne laisserions-nous pas FileMaker travailler à notre place ?

😉

Marie-Charlotte Potton

De nombreuses fiches Astuces ou tutoriels existent sur les calculs. En voici une petite bibliographie thématique non exhaustive 😉

(1) Sur les nombres et les statistiques : Fiche Astuce n°16 sur les statistiques et les rapports, Fiche Astuce n°69, changer un taux de taxe, Fiche Astuce n°89, Statistiques sur des rubriques multichoix, Fiche Astuce n°99 sur les rubriques statistiques, Cahiers 1 et 2 sur les graphiques dans FileMaker (en cours de révision)…

(2) Sur le texte : Fiche Astuce n°27, Fonctions formatage de texte, Fiche Astuce n°30, Remplacer valeurs d’une liste, Fiche Astuce n°33, texte en surbrillance, Fiche Astuce n°46, Adresses postales, Fiche Astuce n°52, Fusion de rubriques, Fiche Astuce n°88, résumer une liste de données liées, Fiche Astuce n°102, calcul d’un chemin d’accès…

(3) Sur les dates : Fiches Astuces n°44 et 45, Calculer l’âge (mise à jour mai 2017), Fiche Astuce n°87, Calculer sur des dates…

(4) Sur les conteneurs : Cahier pratique Gérer les rubriques conteneur de FileMaker, vol. 4.

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Tags: Automatismes, calculs, Données, liens, modèles, Recherche