Créer des liens à partir d’une seule table…
Pierre est gérant d’une petite entreprise qui vend différents services aux sociétés.
Il saisit les entreprises avec lesquelles il fait affaire dans un fichier, ainsi les salariés de ces entreprises. C’est avec eux en effet qu’il entre en contact, tantôt pour vendre un produit, tantôt pour préciser une question technique, ou relancer un impayé… Ses interlocuteurs sont donc les commerciaux, les comptables et les techniciens de ses clients.
Il aimerait bien, lorsqu’il se trouve dans la fiche d’un salarié, voir tous les collègues de ce salarié, pour ne pas avoir à retourner dans la fiche de l’entreprise pour les chercher.
Comment faire ?
Quant à Claire, elle est directrice des ressources humaines dans une entreprise qui emploie plus de 200 salariés.
Elle possède bien entendu un fichier FileMaker lui permettant de saisir la liste et l’activité de tous ces salariés.
Parmi eux, certains sont plus anciens et expérimentés que d’autres. Ils sont environ une dizaine et ont reçu une formation spécifique pour former tout nouvel arrivant à leur métier : on les coche alors comme tuteurs.
Claire aimerait pouvoir, à partir de n’importe quel salarié nouvellement arrivé, sélectionner depuis une liste, le tuteur responsable de la formation de ce salarié.
Mais elle ne sait pas comment faire !
Le savez-vous vous-même ?
Le point commun à Pierre et à Claire est que leur question porte sur la structure de leur fichier. Plus subtilement encore, leur question est : comment à l’intérieur d’une table Salariés repérer ceux qui sont collègues ; comment à l’intérieur d’une table Employés, mettre à part ceux qui sont tuteurs, pour pouvoir en choisir un et l’affecter à un employé nouvellement arrivé ?
La réponse est : en créant un auto-lien !
Mais lorsqu’on a répondu cela, on n’a fait que la moitié du chemin !
Car, concrètement, comment faire en sorte que seuls les collègues apparaissent dans la table externe du même nom sur la fiche du salarié ?
Et comment créer notre liste de valeurs montrant la totalité des tuteurs, de telle sorte qu’en sélectionnant l’un d’entre eux, il soit effectivement affecté à un employé ?
Dans cette fiche, en résolvant les problèmes de Pierre et de Claire, vous approfondirez la question des liens, de la création des OT (tiens, c’est quoi une « OT » ?), et apprendrez également comment créer une liste de valeurs à partir de données existantes. Vous traverserez ainsi les aspects suivants :
- Comment créer dans le lien un filtre suffisamment restrictif pour ne voir que les collègues de chaque salarié ?
- Qu’est-ce qu’un GOT et comment se construit-il ?
- Jusqu’à combien d’OT peut-on créer dans un graphe de liens, et d’OT provenant de la même table ?
- Comment créer une rubrique qui nous permette de signaler que l’employé est aussi un tuteur ?
- Comment créer une liste de valeurs fondée sur un lien ?
- Comment faire en sorte que l’identifiant de la liste de valeurs n’apparaisse pas ?
- Etc.
Alors, êtes-vous prêt à embarquer ?
Marie-Charlotte Potton
La fiche 85
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Tags: Auto-liens, Fiche Astuce, Graphe des liens, liens, Listes de valeurs
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