FileMaker : Performance et mobilité (3)

Partager des données…

Une plateforme logicielle complète

Depuis quasiment ses origines, qui remontent maintenant à plus de trente ans, FileMaker autorise le partage de données. C’est donc dans son ADN, et cette ouverture n’a fait que s’amplifier à l’apparition de toute nouvelle technologie : partageables depuis une simple licence utilisateur à une autre licence utilisateur, les données le sont également via FileMaker Server pour un plus grand nombre d’utilisateurs (1). Elles l’ont été depuis longtemps sur le Web (avec Web Companion d’abord, et WebDirect aujourd’hui), et elles le sont maintenant depuis plusieurs versions dans le contexte de la mobilité avec notamment FileMaker Go…

De ce point de vue, FileMaker n’est donc pas seulement un logiciel, mais une plateforme logicielle complète et aux services multiples 😉 .

Récupérer les données provenant d’autres environnements de travail

À cela, on peut ajouter aussi la puissance de communication avec d’autres environnements informatiques. Avec, bien entendu, la possibilité d’importer ou d’exporter des données en divers formats (notamment .xlsx et .pdf), mais pas uniquement…), mais aussi, de lier nos bases de données à des sources de données OBDC, de communiquer avec le langage SQL ou encore, surtout avec la version 17, de recevoir des données via des API !

Une véritable chance, je peux vous le garantir !

À Editomac, du fait de la variété de nos activités, nous avons dû renoncer au « tout FileMaker » pour utiliser des outils complémentaires comme par exemple un auto-répondeur, qui nous permet de vous confirmer votre inscription au blog même si celle-ci a lieu pendant que nous dormons, décalage horaire oblige…

Ces divers outils ont leur logique et possèdent des informations précieuses pour nous. Le problème alors est l’éparpillement des données : une partie est ici, l’autre est là, une troisième encore ailleurs… L’idée est alors, tout en utilisant ces outils pour ce qu’ils savent faire, de rapatrier ces informations en un seul lieu : notre base FileMaker !

Ainsi, lorsque vous m’écrivez parce que vous avez un problème particulier, je peux retrouver facilement dans votre enregistrement FileMaker :

• Quand vous vous êtes inscrit comme membre du blog FileMaker
• Quand vous avez souscrit à un abonnement aux fiches Astuces et votre choix en termes d’abonnement : annuel ou mensuel
• Si vous avez déjà passé commande à la librairie
• etc.

Il ne s’agit pas ici de vous « fliquer » mais bien de vous suivre, de manière à pouvoir répondre à votre problématique du moment, comme cela a été le cas récemment pour certains d’entre vous qui rencontraient un problème pour s’abonner aux fiches Astuces.

Or, la récupération des données de provenances variées se fait le plus souvent à l’aide d’APIs, ces outils un peu mystérieux qui font le pont, le lien entre divers environnements logiciels, dont FileMaker…

Et la performance dans tout cela ?

Vous le voyez clairement dans ce dernier exemple, les exigences que nous avons maintenant vis à vis de nos supports informatiques sont autrement plus importants que ceux que nous avions au début de FileMaker. Nous ne pouvons plus – ou très rarement – nous contenter du simple partage de fichier, dont le menu est toujours disponible (menu Fichier > Partage > Partager avec clients FileMaker) mais que l’on déconseille d’utiliser et qui l’est de toute manière de moins en moins (2).

Et là, permettez-moi de raccrocher mon sujet 😉

Mon propos ici n’est pas de faire la promotion de la plateforme FileMaker, mais bien de parler de performance.

Car si vous utilisez encore le simple partage de fichier – utile pour dépanner ou pour une utilisation ponctuelle – il y a fort à parier qu’au moins pour l’un ou l’autre utilisateur, il y a perte de performance !

Il faut donc choisir les outils adaptés au besoin et aujourd’hui, dès que l’on partage des données en travaillant à plusieurs sur les mêmes fichiers (3), FileMaker Server est incontournable  puisque c’est par lui qu’il faut passer pour :

• partager des fichiers FileMaker Pro vers des clients qui travaillent sur ordinateur avec FileMaker Pro ;
• partager des fichiers FileMaker Pro vers des clients qui liront et saisiront dans vos fichiers à travers FileMaker WebDirect, que ce soit depuis un ordinateur ou depuis une tablette ou un smartphone (à l’aide d’un navigateur compatible) ;
• partager des fichiers FileMaker Pro vers des clients qui liront vos fichiers grâce à FileMaker Go depuis un iPhone ou un iPad…

La performance alors, est liée aux outils que vous utilisez.

Il y a d’abord et avant tout FileMaker Server, comme nous venons de l’évoquer. Mais FileMaker Server se déploie sur un support – un ordinateur -, et communique ses données grâce à un réseau…

L’éditeur FileMaker inc. donne des indications concernant l’ordinateur. Paradoxalement, il n’est pas nécessaire que ce poste soit hyper puissant. En revanche, il est plus que conseillé qu’il s’agisse d’un poste dédié, c’est-à-dire d’un ordinateur utilisé que pour cela : à être le serveur FileMaker !

Pour en savoir plus, je vous invite à lire la page suivante du site de FileMaker France : https://www.filemaker.com/fr/products/filemaker-server/17-technical-specifications.html

Vous pouvez également télécharger notre fiche technique qui reprend ces diverses spécifications depuis la page Ressources de ce blog… Elle est accessible même si vous êtes simple visiteur 😉

Quant à la communication des données, tout dépend bien entendu de votre situation : travaillez-vous tous dans le même bureau ? Êtes-vous une équipe éclatée, en télé-travail ? Sachez que dans les deux cas, FileMaker peut parfaitement répondre à votre besoin ! Pour avoir vécu dans les deux situations, je peux vous dire que l’on peut très bien travailler dans le même espace de travail avec un réseau ethernet, ou à distance de plusieurs centaines de kilomètres grâce à une connexion internet. Bien entendu, tout dépend ensuite de la qualité du réseau mis en place, mais cela est du ressort des spécialistes réseaux et non de FileMaker lui-même 😉

Une fois que vous avez tout bien mis en place : FileMaker Pro sur les postes clients, FileMaker Go sur les iPads et les iPhones de vos collaborateurs itinérants, FileMaker Server sur un poste dédié et un réseau performant, une grosse partie du travail est faite. Mais ce n’est pas suffisant… Il reste à travailler le contenu de vos bases, à commencer par les modèles 😉

Nous nous y attaquerons dès la semaine prochaine… En attendant, tandis que nous en commençons une, je vous la souhaite excellente !

Marie-Charlotte Potton

(1) : Nous avons consacré une fiche Astuce sur le sujet, fiche Astuce ancienne mais remise à jour récemment… Il s’agit de la fiche Astuce n°13.

(2) : Ce partage de fichier fonctionne toujours très bien, mais outre le fait qu’il ralentit le travail du poste qui joue provisoirement le rôle de serveur, cette manière de faire présente plusieurs inconvénients que FileMaker Server n’a pas. En outre, FileMaker Server présente une sécurité incomparable, tant en termes d’usage à distance qu’en termes de sauvegardes que l’on peut programmer et qui se font alors sans intervention humaine et en toute sécurité ! La fiche Astuce n°13 évoque ces deux situations. Les eBooks et guides sur FileMaker 12 et 17 indiquent en outre les nouveautés apparues avec les versions Server de ces versions…

(3) : FileMaker offre également la possibilité de partager des données en créant un nouveau fichier FileMaker, soit par l’export des données dans le format FileMaker, soit par l’enregistrement d’une copie conforme, soit enfin, par la création d’une solution autonome. Dans les trois cas, le nouveau fichier créé devient autonome du fichier dont il est issu et connaîtra sa propre évolution indépendamment du fichier source…

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Tags: API, FileMaker Server, Mobilité, Partage des données, Performance, Travail à distance