Dans FileMaker, partir à la chasse aux automatismes (2)

Du temps où Michel Lansard et moi-même étions formateurs Microsoft Word, Michel adorait faire une petite démonstration aux stagiaires d’une fonction de Word alors méconnue et en tous les cas sous-utilisée…

Pour cela, il créait un nouveau document entièrement vierge et par seuls retours-chariot, il circulait dans toute la page et depuis les bons emplacements, il saisissait l’adresse de l’expéditeur, puis l’adresse du destinataire, puis le lieu et la date du courrier, puis la politesse, le corps du courrier et enfin, la signature.

Tout cela sans jamais se rendre dans les menus de Word ni dans la règle graduée…

Tout était en effet programmé dans des feuilles de style et pour chacune d’entre elles, était indiqué la feuille de style suivante à activer.

Écrire un courrier dans ces conditions était extrêmement rapide et simplifiait grandement la vie des utilisateurs, lesquels pouvaient alors se concentrer sur le contenu du courrier plutôt que sur sa forme !

En revanche, en amont, il avait fallu que quelqu’un imagine un processus et le mette en place.

Pour un courrier, c’est assez simple, mais c’est un bon exemple de la manière dont les choses se passent.

Lorsqu’on écrit un courrier, on commence par indiquer le nom et l’adresse de l’expéditeur, qu’il s’agisse d’une personne morale ou physique, ou les deux. On peut, s’il s’agit d’une personne morale, prévoir un logo. L’usage d’un modèle contenant un tel logo est alors recommandé : c’est une autre manière de faire gagner du temps à l’utilisateur que d’utiliser des modèles prêts à l’emploi, à condition que ceux-ci soient bien conçus 😉

Puis vient l’adresse du destinataire. Celle-ci doit pouvoir apparaître dans la fenêtre d’une enveloppe. On ne la positionne donc pas n’importe où.

Et je vous dispense l’énumération des autres étapes, car je pense que vous avez compris le principe 😉

Cet exemple, pris dans un contexte volontairement hors FileMaker, illustre un cas de semi-automatisme. Je veux dire par là qu’un script ou une macro (enregistrement de tâches successives) dans ce cas n’auraient pas été adaptés.

Pourquoi ?

Parce que le script ou la macro auraient été obligés de s’arrêter à chaque étape pour laisser à l’utilisateur le temps et la possibilité de saisir les données requises : l’adresse du destinataire, la date, le lieu, la politesse et surtout, le corps du texte…

Néanmoins, on peut avancer un peu plus dans l’automatisme à partir de cet exemple.

Je parlais tout à l’heure de modèle. Le modèle du courrier peut contenir non seulement un logo, mais l’adresse et les coordonnées de l’expéditeur, des informations en pied de page, l’indication du lieu et la  date du jour, laquelle s’actualise lorsqu’on utilise le modèle et peut aussi être remplacée par une autre date.

On peut également, même dans Word, importer et mettre en page l’adresse du ou des destinaires (si l’on fait un mailing) à l’emplacement adapté pour cela.

On avance donc dans l’automatisation de la création d’un courrier ou d’un mailing dans Word puisqu’au final, il ne restera plus à l’utilisateur qu’à imaginer et saisir le corps du courrier.

Dans FileMaker, il en est exactement de même.

Le premier travail du développeur est de déterminer ce qui peut être automatisé et ce qui ne peut ou ne doit pas l’être. On a vu à travers l’exemple du courrier réalisé dans Word que nous étions en présence de trois types de données :

– Des données constantes,

– Des données variables et prévisibles informatiquement parlant,

– Des données variables mais totalement arbitraires (le corps d’un courrier) du point de vue de l’informatique.

Le premier travail du développeur, qu’il fait généralement spontanément, est donc de séparer les données en « trois tas » : les données constantes, les données variables et les données arbitraires. Il sait alors que les données constantes ne lui poseront pas de problème : une fois posées (et nous verrons la semaine prochaine comment), il n’y touchera plus. Il sait par ailleurs qu’en dehors de la mise en forme qui elle, est constante, il ne peut pas agir sur des données arbitraires : ceci relève du domaine de compétence de l’utilisateur et pour cela, il doit lui rendre la main. Le gros de son travail d’automatisation portera alors sur les données variables, que l’on appelle aussi données personnalisées…

Marie-Charlotte Potton

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