Dans FileMaker, partir à la chasse aux automatismes (3)

L’essentiel des automatismes que nous pouvons imaginer dans une base de données porte sur les données elles-mêmes. Il est donc important de repérer quelque peu leur nature pour savoir si toutes pouvaient être concernées par des automatismes.

Dans notre précédent article, nous avons vu que nous possédons trois types de données : des données constantes, des données personnalisées et des données « arbitraires ».

Les données constantes sont là en permanence, quoiqu’il arrive. Il s’agit de votre logo et de vos coordonnées dans les courriers que vous envoyez, des titres des rubriques dans les formulaires, du texte fixe d’un courrier type…

Les données personnalisées varient en fonction des enregistrements activés. Il s’agit de l’identité de vos correspondants, la dénomination et le prix de vos produits, etc.

Enfin, les données « arbitraires » le sont parce qu’il s’agit d’informations que seul l’utilisateur peut gérer. Dans les trois cas, au départ, il y a eu de la part de l’utilisateur récupération ou saisie de données, sous une forme ou sous une autre. Mais dans celui de « données arbitraires », il s’agit d’informations qu’il est difficile – pas forcément impossible – d’exploiter en tant que telles…

Intéressons-nous aujourd’hui aux données constantes.

Peuvent-elles bénéficier d’un automatisme quelconque ?

Et d’abord, dans quel contexte les rencontrons-nous ?

Nous les rencontrons essentiellement dans des documents à imprimer. Des courriers, des formulaires…
Dans un formulaire, du genre de ceux que l’on vous demande de remplir à la Mairie lorsque vous vous inscrivez sur une liste électorale (par exemple), vous avez du texte explicatif, des titres, des noms de champs et des champs dans lesquels vous saisissez les informations vous concernant. Vous avez en outre des informations complémentaires sur votre interlocuteur, la Mairie et le pays auprès desquels vous vous inscrivez.

Les données que vous, vous saisissez, sont clairement les données variables, personnalisées. Votre voisin remplissant le même formulaire ne saisirait pas les mêmes noms, prénoms, etc. même si certaines informations peuvent être communes (l’adresse postale, s’il s’agit effectivement de votre voisin 😉 ).

Tout le reste, c’est-à-dire tout ce que nous avons énuméré en dehors des champs, est donnée constante. Votre voisin remplit bien le même formulaire que vous, avec les mêmes titres, les mêmes noms de champs, la même mise en page…

Or, à la Mairie, on ne s’amuse pas à saisir pour chaque inscription ces données : ceci est fait une fois pour toutes, grâce à un modèle. Et c’est exactement ce que nous avons dans FileMaker : le mode Modèle de FileMaker permet de gérer des modèles sur lequel nous disposons des objets de modèle, – dont des rubriques (champs) – qui recevront des données variables tandis que tout le reste : titres, noms des rubriques, etc. sont des données fixes, constantes.

Et comme le modèle que l’on a créé est mis à la disposition de tous les enregistrements de la table (1) affectée au modèle, celui-ci évite à l’utilisateur d’avoir à saisir à nouveau toutes ces informations !

On peut donc dire que la création et l’élaboration d’un modèle est le tout premier niveau d’une automatisation et que cela fonctionne mieux que la simple photocopie d’un formulaire car les données personnalisées se mettent à jour automatiquement lorsqu’on circule d’un enregistrement à l’autre et ces mêmes données sont absentes – et donc à compléter – lorsqu’on crée un nouvel enregistrement !

Tout ceci est donc assez clair, mais nous verrons dans notre prochain article que les informations concernant l’émetteur d’un tel formulaire peuvent avoir un statut un peu particulier…

Marie-Charlotte Potton

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