Dans FileMaker, partir à la chasse aux automatismes (4)

Où saisir les données FileMaker ?

Lorsque vous créez un modèle de courrier, vous devez nécessairement faire apparaître le logo de votre organisme ainsi que votre adresse et vos coordonnées.

Question anodine… ces informations, vous les saisissez comment ?

Directement sur le modèle ?

Dans une ou plusieurs rubriques appartenant à la table du modèle courant ?

Dans une ou plusieurs rubriques appartenant à une table liée à celle du modèle courant ?

Réfléchissez bien à ce que chaque option apporte comme avantages et/ou contraintes versus la saisie et la gestion des données… Prenons-les une par une pour voir ce qu’il en est.

Une saisie directe sur le modèle

Du fait que l’on souhaite retrouver ces informations sur tous les courriers que l’on envoie à nos correspondants et qu’elles ne changent pas en fonction de ceux-ci (ou de tout autre critère), pourquoi ne pas les saisir directement dans le modèle ?

On les saisit alors en effet une fois pour toutes.

Maintenant, imaginez que vous ayez besoin de créer un nouveau courrier.

Vous aurez besoin du même type d’informations, disposées ici ou là comme dans votre modèle. La solution vous paraît alors évidente : il suffit de le dupliquer et de le nettoyer un peu pour l’adapter au nouveau besoin. Sauf que FileMaker est un outil de paresse intelligente. Vous ne devriez pas avoir à faire ce genre de manipulations, pas davantage que vous n’avez besoin de créer de nouveaux modèles chaque fois que vous créez un courrier avec un nouveau contenu !

Imaginons maintenant que vous avez cette fois-ci réellement besoin de créer un nouveau modèle pour vos devis ou un formulaire en ligne, ou un courrier qui fait 2 pages, etc.

Vous avez toujours besoin d’y placer votre logo, votre adresse et vos coordonnées.

Qu’à cela ne tienne !

Vous recopiez scrupuleusement les données insérées ou saisies en dur dans le modèle de courrier pour les copier dans le nouveau modèle.

Et vous reproduisez l’opération autant de fois que vous en avez besoin dans tous les modèles concernés…

Le seul problème est que le jour où vous changez d’adresse, vous êtes obligé de repasser par tous ces modèles pour corriger l’information partout où elle apparaît ! Et il y a de bonnes chances pour que certaines échappent à votre vigilance !

La solution ? Créer des rubriques pour insérer votre logo et pour saisir les informations qui vous concernent 😉

Saisir ces informations dans des rubriques

La saisie des données directement dans une ou plusieurs rubriques offre deux avantages :

  • vous n’avez pas besoin de passer en mode Modèle pour les saisir, elles apparaitront correctement sur votre modèle, il suffit pour cela que vos rubriques soient bien positionnées dans leur mise en page,
  • et, en principe, vous ne saisissez qu’une seule fois ces informations.

En saisissant ces informations dans des rubriques, vous avancez d’un grand pas. Sauf que si vos rubriques appartiennent à la table active du courrier, chaque fois que vous créez un nouveau courrier, les rubriques sont desespéremment vides :-( Il vous faut alors les saisir à nouveau, vous perdez alors l’avantage que représente le fait de travailler avec une base relationnelle.

En outre, ces données se répètent autant de fois qu’il y a d’enregistrement. Si vous les affichez sous forme de liste, vous aurez des enregistrements avec des informations du genre :

  • Editomac, Jean, Dupont
  • Editomac, Pierre, Dagen
  • Editomac, Maurice, Chevalier, etc.

Or, une base de données relationnelle possède une règle de base :

Une donnée doit être saisie en un unique lieu et une seule fois.
Si ce n’est pas le cas, c’est que la base a été mal conçue !

Il existe alors plusieurs astuces pour contourner le problème, mais, comme nous le verrons la semaine dernière, une seule est réellement adaptée et convient dans le besoin qui est le nôtre !

Marie-Charlotte Potton

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