FileMaker : Performance et mobilité (5)

Afficher des données en toute sérénité !

« Less is more »…

Bon, je vais me faire incendier 😉

Pour une fois dans ce blog qui se fait fort de s’exprimer uniquement dans la langue de Molière sur un sujet où cela devient de plus en plus rare, voilà que je vous offre une citation… en anglais !

C’est qu’elle devrait devenir votre règle de base, si je puis m’exprimer ainsi, dès que vous avez des modèles à concevoir !

Votre critère fondamental, si vous recherchez la performance, est en effet d’en faire toujours moins 😉

Donc, oubliez votre désir d’en jeter plein la vue 😉 Mais suivez plutôt la voie de la sobriété heureuse. Ou de la décroissance… pour reprendre quelques slogans bien dans l’actualité 😇

Je ne suis pas dans l’écologie… quoique 😉

Je suis bien dans l’informatique !

Alors, sur quoi porte « Less is more » en ce qui concerne les modèles ?

Cela concerne deux sujets : la quantité d’objets présents sur votre modèle et la manière dont ils sont traités.

Les objets présents sur votre modèle

Si vous faites le ménage chez vous, vous savez par expérience que plus vous avez de bibelots et d’objets, plus celui-ci sera long et fatiguant à faire. Si vous n’aimez pas les tâches ménagères, un bon conseil : ne possédez que l’essentiel !

Encore faut-il bien sûr déterminer ce qui est essentiel et ce qui ne l’est pas, mais c’est encore une autre question…

C’est un peu la même chose pour la présence d’objets sur un modèle. La question ici n’est pas le nettoyage mais l’affichage des données. Chaque rubrique affichée sur un modèle nécessite un certain temps pour apparaître à l’écran. Cela concerne bien sûr l’arrivée de l’utilisateur sur le modèle, mais également lorsqu’il met à jour des données et les valide puisqu’alors, le modèle doit être actualisé pour les afficher.

Ce temps d’affichage pose en principe peu de problème si vous travaillez depuis votre poste, sans que votre fichier soit partagé. Mais en revanche, dès qu’il est partagé, il faut ajouter au temps d’affichage celui des allées et venues des données entre le serveur et les clients du fichier. Et c’est vrai également lorsque vous utilisez un fichier distant depuis FileMaker sur iPhone ou iPad ou depuis FileMaker WebDirect…

Donc, le fait d’avoir moins d’objets sur un modèle peut réduire la quantité d’informations à envoyer du serveur au client.

La difficulté ici est que vous vous trouvez au centre d’un conflit d’intérêt entre la cohérence de l’organisation de votre base, son ergonomie et sa performance…

En effet, la logique veut que vous classiez vos données par entité. En gros, vos modèles formulaires, fondés sur des ancres (1) sont le reflet d’un GOT, c’est-à-dire d’un contexte particulier. Par exemple, dans le contexte Personne, vous allez avoir des informations sur l’identité de chaque personne, sa ou ses adresses postales, ses télécoms, ses commandes, ses factures, etc. L’intérêt du relationnel est d’avoir toutes ces informations regroupées sur la fiche de la personne : vous n’allez pas créer un modèle pour son identité, un autre pour ses adresses postales, encore un autre pour ses factures ! En outre, d’un point de vue ergonomique, l’utilisateur répugne à changer de modèle. Pour lui, tout changement de modèle équivaut à une perte de temps et à la nécessité de s’adapter à un autre environnement !

En résumé, il faudrait tout avoir sur un unique modèle et en même temps, qu’il soit sobre et dépouillé 😞

Alors, rassurez-vous, la bonne nouvelle est qu’on peut obtenir un modèle sobre qui néanmoins nous donne accès à toutes les informations dont nous avons besoin sans pour autant avoir à le quitter !

Comment réalise-t-on ce tour de force ?

Par quelques astuces simples à mettre en œuvre.

• Restez sobre dans la mise en page de votre modèle et utilisez les thèmes et les styles du thème courant. J’y reviendrai prochainement. N’ajoutez pas des rectangles, etc. pour mettre en valeur telle ou telle partie du modèle…
• Déterminez les informations auxquelles les utilisateurs doivent avoir accès dès qu’ils arrivent sur le modèle et celles qu’en revanche, ils consultent plus ponctuellement. Par exemple : ils ont toujours besoin de voir l’identité d’une personne, mais rarement de voir ses factures associées. Seul le service comptable peut en avoir besoin fréquemment.
• Organisez votre modèle de telle sorte que les informations dont on a toujours besoin apparaissent toujours. Par exemple, les nom et prénom des personnes.
• Utilisez – mais également avec parcimonie – les panneaux à onglets ou les panneaux à volets pour toutes les informations complémentaires. Posez sur l’onglet ou le volet affiché par défaut les informations auxquelles on a le plus souvent besoin de recourir, et sur les autres onglets ou volets, celles que l’on a plus rarement besoin de consulter ou de modifier.
• Limitez les calculs sur vos modèles, surtout ceux non mémorisés : ils se recalculent à chaque nouvel affichage, ce qui peut prendre un temps plus qu’appréciable selon l’importance du calcul à faire ! N’affichez ces calculs que lorsque vous en avez besoin ! Vous pouvez par exemple les placer dans un popover ou une fenêtre que l’utilisateur n’active que lorsque cela est utile. Vous pouvez aussi les masquer grâce à l’option Masquer l’objet quand…  dans laquelle vous définissez la condition qu’il faut remplir pour masquer votre objet de modèle (2)…
• Limitez les rubriques conteneurs et le lancement automatique des contenus interactifs. Si vous travaillez dans de la vidéo et utilisez FileMaker pour archiver vos vidéos, si vous placez plusieurs rubriques conteneur sur vos modèles, avec des vidéos, des images, des pdfs, ou encore, si vous autorisez le contenu interactif des conteneurs à s’exécuter dès l’arrivée sur le modèle, nécessairement, cela va prendre du temps, beaucoup de temps, à FileMaker pour afficher le modèle et son contenu (3) ! 
• Évitez dans la mesure du possible de lancer des actions de script complexes au moment où l’utilisateur arrive sur le modèle. Certains tris, certaines recherches, peuvent être excessivement longs à réaliser et l’utilisateur ne comprend pas alors ce qui se passe. Un bouton Trier ou Rechercher sur le modèle peut lui permettre de faire la même chose une fois parvenu sur le modèle. Mais attention, le temps de tri ou de recherche n’en sera pas réduit pour autant, seul l’impact psychologique pour l’utilisateur ne sera pas tout à fait le même (4) !
• Grâce à une bonne gestion des comptes, vous pouvez faire en sorte que le comptable, lorsqu’il arrive sur le modèle Personne, voit en premier plan l’onglet Factures de la personne active tandis que les autres utilisateurs le verront en arrière-plan, voire même, ne pourront accéder à son contenu si celui-ci est confidentiel (5).

FileMaker est très puissant. On peut presque tout faire avec. Mais ce n’est pas parce qu’on peut que l’on doit faire 😉 Dans tous les cas, la réalisation des modèles demande réflexion et recul, pour ne pas tomber dans le genre « usine à gaz » 😉 et pour bien penser en amont à quel moment afficher telle donnée, pour qui et comment…

Autrement dit, dans tout ce qui concerne l’interface utilisateur, nous sommes invités à une réelle personnalisation de nos bases, personnalisation qui ne se contente pas de gérer des données (exemple : des factures) mais aussi des données POUR DES UTILISATEURS (des factures pour le service comptable, et non pour tous ceux qui ne sont pas du service comptable…).

La semaine prochaine, nous poursuivrons notre petit tour d’horizon des bonnes pratiques concernant les modèles avec un sujet TRÈS important : celui des thèmes et des styles…

En attendant, je vous souhaite une très bonne semaine 😉

Marie-Charlotte Potton

(1) Sur les questions de contexte et de modélisation, voir le pack de fiches Astuces sur le graphe des liens. Voir également les fiches Astuces 100 et 101, l’eBook Les Essentiels, Tables, occurrences de tables et graphe des liens.

(2) Sur les calculs, voir le module 5, chapitre 1 de la formation Personne ressource FileMaker.

(3) Sur les conteneurs et leur contenu, voir les cahiers pratiques Les conteneurs de FileMaker, notamment les volumes 1 et 2.

(4) On ne fait en effet que déplacer le problème et le retarder… Nous avons été confrontés récemment à ce problème chez un client dont la base contenait plusieurs milliers d’enregistrements, avec de très nombreux calculs ! Le tri, même après une recherche qui en restreignait la portée, était excessivement long. Si les critères de tri ne portent pas sur les calculs, on peut provisoirement les masquer et trier ensuite les enregistrements pour que l’exécution du tri ne soit pas ralentie par des calculs…

(5) Sur les comptes et les privilèges liés aux comptes, voir les fiches Astuces 79 à 81.

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Tags: interface, Mobilité, Performance